Assistant(e) Exécutif(ve)
Recrutement TOTEM Inc.
Montréal, Quebec
3d ago

Notre clientest à la recherche d’un / d’une Assistant(e) Exécutif(ve) pour offrir un support administratif personnalisé lié aux besoins quotidiens des Exécutifs comprenant principalement le Chef de l’Exploitation ainsi que les autres membres de la direction (Directrice des Ressources Humaines / Recrutement, Directrice des Finances, Responsable de Production ).

La personne choisie se devra d’être proactive, multitâches, autonome et organisée avec un sens aigu du détail afin d’optimiser l’efficacité de l’équipe de direction.

Votre Rôle :

Gérer de façon proactive la logistique des calendriers partagés entre les différents projets / événements (heures, salles, gestion de l’hospitalité)

Coordonner et planifier les multiples appels, rencontres et rassemblements (appel client, rencontre client, célébration de fin de projets, etc).

Compiler, synthétiser, organiser et communiquer l’information des rencontres exécutives et faire le suivi.

Préparer les présentations, rapports, comptes de dépense et autres documents pertinents.

Accueillir les visiteurs (clients, collègues de nos studios de Londres et Vancouver, futur / potentiel employés, etc.) et être en charge de la création de leurs horaires / itinéraires.

Prendre ne charge le processus de relocalisation des nouveaux employés venant de l’extérieur, incluant leur transports (billets d’avions, trains) et hébergements.

Coordonner de façon rentable l’organisation des voyages pour tous les Exécutifs.

Soumettre les demandes pour les achats nécessaires au studio.

Gérer les projets spéciaux, incluant faire la recherche et coordonner les mandats ad hoc au niveau local comme au niveau du groupe.

Faire le suivi des projets et des priorités et s’assurer que tout soit complété en temps et en heure.

Maintenir l’intégrité et la confidentialité de l’information circulant dans le studio.

Nous aimerions vous parlez si vous avez / êtes :

Avoir 3 à 5 ans d’expérience administrative au niveau exécutif.

Avoir une excellente maîtrise des programmes Word et Excel, ainsi que le Google Calendar et Google Doc .

Parler et écrire couramment le français et l’anglais.

Être sensible et proactif(ve) aux besoins des Exécutifs et du studio.

Avoir de l’expérience en coordination logistique de voyages.

Démontrer un sens de l’organisation.

Avoir de l’expérience pour gérer des priorités multiples et changeantes dans un environnement dynamique.

Avoir une attitude positive et serviable, être calme sous la pression.

Être autonome, fiable et digne de confiance.

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