Administrative Assistant
Personnel ALTER EGO inc.
Montreal, Canada
15d ago

Since this position requires a high level of French proficiency, the following details are described in French.

Notre client, un ordre professionnel situé en plein coeur du centre-ville de Montréal, est à la recherche d'une adjointe administrative.

L'adjointe aura pour but de fournir du soutien administratif relativement au volet conférenciers du congrès annuel.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Programme scientifique :

1. Responsable de l’ouverture des dossiers et en assurer le suivi.

2. Préparer les lettres de confirmation et contrats des conférenciers.

3. Recueillir et traiter l’information reçut des conférenciers tels que les notes de cours, les besoins audiovisuels et en assurer le suivi.

  • 4. Assurer la liaison avec les conférenciers pour les aspects reliés à la logistique et au déroulement des conférences ;
  • répondre aux questions, prise en charge des conférenciers lors du congrès.

    5. Préparer la grille des conférences pour le programme régulier et en faire le suivi.

    6. Préparer les réquisitions concernant le règlement des honoraires et des dépenses des conférenciers ainsi que des formulaires d’exemptions.

    7. Responsable de mettre en place une base de données pour le programme scientifique et s’assurer de sa mise à jour.

    8. Entretenir des communications téléphoniques et assurer le suivi des courriels envoyés par les conférenciers.

    9. Assurer le lien entre les conférenciers et le comité.

    Programme :

    1. Recueillir les informations des dossiers pour la réalisation des feuillets publicitaires, du programme préliminaire et du programme final des Journées dentaires : lecture et correction d’épreuves.

    2. Responsable de l’envoi du programme préliminaire aux conférenciers.

    3. Faire le suivi de la traduction des textes des conférenciers.

    Comité :

    1. Participer aux réunions du comité.

    2. Suivi des dossiers des conférenciers selon les recommandations du comité.

    3. Maintien à jour de la grille des conférenciers et de la grille des propositions reçues.

    Congrès :

    1. Participer à l’accueil des conférenciers lors de la tenue du congrès annuel.

    2. Assurer une permanence au secrétariat lors des conférences.

    3. Responsable de commander le matériel pour les conférenciers.

    4. Assurer le suivi avec les sponsors .

    Programme informatique :

    1. Responsable de l’entrée de données de l’application mobile pour la section des conférenciers, AGA, événements spéciaux.

    2. Monter les informations pour affichage sur les écrans lors de la tenue du congrès.

    3. Effectuer toutes autres tâches connexes

    Exigences :

    Diplôme d’études collégiales option secrétariat ou équivalent (AEC)

    Parfaite maîtrise du français et de l’anglais dans ses communications verbales et écrites.

    Maîtrise des logiciels MS Office.

    Être très à l’aise dans ses communications avec le public.

    Expérience :

    3 années et plus d’expérience dans un poste similaire.

    Aptitudes :

    Posséder un bon sens de l’organisation et des responsabilités.

    Excellente capacité à travailler en équipe.

    Faire preuve de disponibilité.

    Démontrer un esprit d’initiative.

    Être en mesure de travailler sous pression.

    Faire preuve de discrétion, de loyauté et capacité à gérer l’information en toute confidentialité

    Horaire de 8h à 16h.

    Vous aimez la coordination et la logistique? Appliquez sans plus tarder!

    Salary : À discuter

    As an equal opportunity employer, Personnel Alter Ego values diversity in its workforce and seeks to ensure all

    groups remain fairly represented. Candidates must have the legal right to work in Canada. Catégorie(s) Administrative Assistant Coordination Marketing / Communications Medical / Pharmaceutical / Sciences Secretarial Domaine(s) Administrative and clerical support HR and recruiting Management / Administration Technical / Engineering

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