TECHNICIEN (EN )EN ADMINISTRATION (SECRÉTAIRE DE DIRECTION) / POSTE TC - DIR. SERV. PROFESSIONNELS
CISSS de Lanaudière
Lanaudière, Canada
6d ago
source :

Statut : Temps complet

Durée : non applicable)

Salaire : Classe

Classe

selon le taux en vigueur)

Affichage : du 7 février 2020

Quart : jour

Mandat :

  • Tient à jour l’agenda, fixe les rendez-vous et organise les rencontres du directeur adjoint en tenant compte des priorités et des urgences;
  • Prépare les documents pour les comités sous la responsabilité du directeur adjoint;
  • Prépare l’ordre du jour et prend les dispositions nécessaires pour la tenue des réunions;
  • Assiste aux réunions lorsque sa présence est requise, dresse le procès-verbal et en assure le suivi, s’il y a lieu;
  • Rédige les communiqués, les notes de service, les rapports et s’assure de leur distribution;
  • Conseille, aide et informe les membres du personnel, les gestionnaires et la clientèle dans son champ d’activité;
  • Coordonne et priorise la réception des appels téléphoniques selon les directives établies et, au besoin, dirige ceux-ci vers la personne / direction appropriée;
  • Traite la correspondance postale ou électronique du directeur adjoint et en assure les actions et le suivi approprié;
  • Produit les comptes de dépenses;
  • Exécute en toute confidentialité la production de lettres et de correspondance diverse;
  • Procède à la mise en forme, la révision et la correction de documents.et rapports, en assure l’exactitude et ce, dans les délais prévus;
  • Assure et coordonne le suivi pour les décisions et requêtes du directeur et en fait la relance.
  • Participe à la rédaction de processus de travail pour supporter les activités de la direction.
  • Assure le classement des documents administratifs du directeur adjoint;
  • Participe activement aux projets de la direction;
  • Interprète les requêtes acheminées à son supérieur, détermine les actions à poser, informe son supérieur ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi;
  • Apporte un soutien à l’approbation des relevés de présence afin d’assurer la liaison avec la paie;
  • Applique les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des dossiers;
  • Accomplit toute autre fonction connexe à la demande de son supérieur immédiat.
  • Exigences : EXIGENCES :

    EXIGENCES :

  • DEC en techniques de bureautique ET avoir une (1) année d'expérience au cours des trois (3) dernières années à titre de secrétaire d'un directeur ou d'un cadre supérieur OU cinq (5) années d'expérience à titre de agente administrative - volet secrétariat au cours des 5 dernières années;
  • CONNAISSANCES :

  • Très bonnes connaissances de la suite MS office (Word avancé, Excel intermédiaire, Power Point intermédiaire);
  • Maîtrise du français écrit;
  • Gestion de la correspondance, compte-rendu.
  • COMPÉTENCES ET HABILETÉS :

  • Orientation-client ;
  • Bon sens des communications autant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Autonomie et sens des responsabilités;
  • Compétence à gérer la complexité, à donner du sen aux orientations et aux actions ;
  • Jugement, flexibilité, initiative et sens de l'organisation.
  • Habiletés politiques ;
  • Capable de traiter des renseignements confidentiels et délicats avec tact et discrétion.
  • Les candidates seront soumises à un processus de sélection (tests et entrevue) afin de valider les compétences, habiletés et connaissances recherchées.

    SVP, voir l'offre 2101-CAT3-20-2225 sur le site du CISSS de Lanaudière.

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