Job Description
Le Gestionnaire de Proposition gérera le processus d'offre / de proposition depuis la réception du client jusqu'à la soumission, la négociation jusqu'à l'attribution d'un contrat par le client.
Établir des équipes virtuelles inter-fonctionnelles, axées sur la garantie d’une réponse prompte aux offres de la plus haute qualité.
Organiser l’entretien des offres, la révision des prix et des risques et l’état des rencontres, et communiquer l'état des offres.
S’approprier le plan de soumission, les délais et la matrice de responsabilité pour les produits et / ou services d'une entreprise.
Motiver l'équipe d'enchères afin d’assurer une performance optimale. Gérer le processus de gouvernance, en obtenant les approbations appropriées pour les soumissions.
Peut aider à l'élaboration de stratégies et d'approches afin de tirer parti des occasions d'affaires.
Responsabilités / Attentes :
Dirige et / ou joue un rôle actif dans l'exécution de la transmission de propositions de qualité pour les propositions en partenariat avec les professionnels et les PME de BD et Capture.
Proposition de Qualité équivaut à des propositions qui respectent ou excèdent les directives pour fournir une proposition claire, réactive et convaincante au client final.
Codiriger les appels de lancement et d'état de proposition, ainsi que les revues par les pairs et par la direction.
Examiner les spécifications des propositions afin d’identifier les exigences uniques, préparer les réunions, conserver des notes et s'assurer que les rôles / responsabilités sont communiqués.
Élaborer et distribuer les calendriers des propositions et les matrices de conformité.
Suivre la conformité des propositions, évaluer les problèmes de conformité et faire escalader les problèmes de non-conformité.
Participer à l'élaboration du Résumé Exécutif et / ou à la scénarisation des médias.
Assurer la qualité de la proposition en examinant les documents pour l'image de marque, la grammaire et les normes de proposition du centre afin de minimiser les erreurs et les risques.
Gérer les documents de proposition, le partage de fichiers et le contrôle des versions.
Publier sur Desktop des propositions et gérer la production, en respectant les directives de formatage et de mise en page.
Assurer la liaison et production de toute documentation imprimée par l'intermédiaire d'un fournisseur externe (Mimeo)
Obtenir les approbations et les signataires autorisés si nécessaire.
Assurer la livraison / soumission ponctuelle.
Archiver les propositions et les dossiers de projet selon les processus et procédures établis de l'entreprise.
Solliciter et examiner les commentaires des clients internes et externes.
Connaissances / compétences spécifiques :
Baccalauréat
Spécialisation / compétences rédactionnelles fortement recommandées. Accréditation Professionnelle de Proposition préférée.
Expérience en Gestion de Proposition / Gestion de Projet requise.
Outils / Technologies : suite Microsoft Office, suite Google, Adobe Acrobat, SharePoint, Salesforce et outils de production (imprimantes, soumissions électroniques, etc.)
Connaissances : Entreprises et clientèle. Pratiques de Gestion de proposition et de Gestion de projet. Une connaissance approfondie des commandes de raccourci est un plus.
Solide connaissance des meilleures pratiques de gestion des propositions, ainsi que des niveaux de support interne pour différents types de propositions (valeur, marché, solution).
Compétences : Bonnes compétences en rédaction, correction et relecture. Excellentes compétences interpersonnelles. Vaste expérience dans la coordination de groupes en personne et à distance.
Habileté à gérer des projets de façon autonome. Écoute active, pensée critique, capacité d'analyse, de résolution de problèmes et de gestion du temps.
Habile à établir des relations avec les membres de l'équipe dans des environnements très stressants. Habile à motiver les autres à accomplir des tâches.
Habileté à gérer les communications internes liées aux propositions. Habileté à assimiler des informations provenant de diverses sources.
Excellentes compétences MS Word et PowerPoint.
Capacités : Doit être en mesure de planifier des activités et de diriger les activités des contributeurs de proposition.
Capable de remettre en question les exigences et les pratiques des clients. Aptitude démontrée à élaborer des plans de proposition.
Capacité à animer des réunions de lancement. Capable de documenter et de communiquer les risques de la proposition. Capacité à collaborer et à influencer les autres.
Capable de gérer simultanément plusieurs projets avec des délais serrés dans un environnement très stressant. Doit être capable de rassembler, d'organiser et d'assembler des documents de proposition pesant jusqu'à 50 lb
The Proposal Manager will manage the bid / proposal process from receipt from the customer through submission, negotiation until award of a contract by the customer.
Establish virtual cross-functional teams, focused on ensuring the highest quality timely bid response. Organizes bid scrubs, pricing and risk reviews and status meetings, and communicates bid status.
Has ownership of the bid plan, timescales and responsibility matrix for a company’s products and / or services. Motivates bid team to ensure optimal performance.
Manage the governance process, obtaining the appropriate approvals for bids. May assist in the development of strategies and approaches to take advantage of business opportunities.
Scope Responsibilities / Expectations :
Leads and / or plays an active role in executing quality proposal delivery for proposals in partnership with BD and Capture professionals and SMEs.
Quality Proposal equates to proposals that meet or exceed guidelines for providing a clear, responsive, persuasive, and compelling proposal to the end customer.
Must be English / French bilingual for translation tasks.
Co-leads proposal kick-off calls and status calls, as well as peer and management reviews.
Reviews proposal specifications to identify unique requirements, prepares for meetings, maintains notes, and ensures roles / responsibilities are communicated.
Develops and disseminates proposal schedules and compliance matrices.
Tracks proposal compliance, evaluates compliance concerns, and escalates non-compliance issues.
Participates in Executive Summary development and / or media storyboarding.
Ensures proposal quality by reviewing documents for branding, grammar, and proposal center standardsto minimize errors and risks.
Manages proposal documents, file sharing, and version control.
Desktop publishes proposals and manages production, adhering to formatting and layout guidelines.
Liaises and produces all printed documentation through outside vendor (Mimeo)
Obtains sign-offs and authorized signatories when necessary.
Ensures on-time delivery / submission.
Archives proposals and project files according to established company processes and procedures.
Solicits and reviews survey feedback from internal and external customers.
Specific Knowledge / Skills :
Bachelor's Degree.
Writing specialization / skills highly recommended. Professional Proposal accreditation preferred.
Proposal Management / Project Management experience required.
Tools / Technologies : Microsoft Office Suite, Google Suite, Adobe Acrobat, SharePoint, Salesforce, and Production tools (printers, e-submissions, etc.)
Knowledge : Business and customers. Proposal management and project management practices. Extensive knowledge of short-cut keys a plus.
Strong knowledge of proposal management best practices, as well as internal support levels for different types of proposals (value, market, solution).
Skills : Good writing, editing, and proofreading skills. Excellent interpersonal skills. Extensive experience coordinating groups both in person and remotely.
Skilled at independently managing projects. Active listening, critical thinking, analytical, problem solving, and time management skills.
Skilled at building rapport with team members in high-stress environments. Skilled at motivating others to complete tasks.
Skilled in handling internal communications related to proposals. Skilled at assimilating information from a variety of sources.
Excellent MS Word and PowerPoint skills.
Abilities : Must be able to schedule activities and direct activities of proposal contributors. Able to question customers’ requirements and practices.
Proven ability to develop proposal outlines. Ability to lead kick-off meetings. Able to document and communicate proposal risks.
Ability to collaborate with and influence others. Able to concurrently manage multiple projects with tight deadlines in very high stress environment.
Must be able to collate, organize, and assemble proposal materials that weigh up to 50 lbs
Basic Requirements
être bilingue (Anglais)
Baccalauréat ou combinaison équivalente d'études et d'expérience
3 ans d'expérience dans l'un des domaines suivants : Gestion de Proposition, Rédaction ou Gestion de Projet.
Must be bilingual in French
Bachelor's degree or equivalent combination of education and experience
