Human Resources Coordinator / Coordonnateur aux ressources humaines
Arup
Toronto, Ontario, Canada
3d ago

Dedicated to sustainable development, Arup is a collective of designers, advisors and experts working globally. Founded to be humane and excellent, we collaborate with our clients and partners using imagination, technology, and rigor to shape a better world.

In joining our Human Resources team, you will be responsible for delivering high-quality and professional service to our entire client base.

In this role, you will impact our business by supporting critical functions that help People Operations run efficiently.

This position will be based out of either our Toronto or Montreal offices.

Responsibilities

  • Provide fast, friendly, and efficient support and advice for staff on simple policy and procedure questions including ( how to’, where do I find’)
  • Production of key employment documents including contracts / letters of offer, internal transfer letters, change in term letters etc.
  • ensuring proper approvals are in place before issuing

  • Support recruitment operations and mobility requirements (may include assisting in the hiring process by coordinating job postings and recruitment system updates).
  • Assist with Career Fairs and Intern / Grad recruiting as needed.

  • Support Total Rewards team by ensuring leaves and benefit changes from carriers are entered timely and appropriately in People systems.
  • Support Learning & Development with Learning Management System (LMS) reports, course set-up, and annual learning events
  • Manage new starter process and orientations, including working with recruiters, new employees, business services, supervisors, etc.
  • Maintain and keep staff records up to date by processing staff data changes in relevant systems quickly and with a high degree of accuracy
  • Maintain up to date online staff files and records in compliance with applicable legal requirements
  • Support requests for reports as needed
  • Maintain a good working knowledge of People policies and self-service options
  • Support the delivery of critical People cyclical process such as performance appraisals, promotions, salary reviews and learning events
  • Support broader People initiatives by ensuring continuity and successful delivery of functional services
  • Contribute to a constructive culture that improves Arup’s people experience
  • Work on specific projects in the annual People plan (in or outside your area) independently or in a team as part of your growth and development.
  • Qualifications

  • High level of interpersonal skills and integrity to handle sensitive and confidential situations and documentation
  • Strong service orientation with a demonstrated desire to go above and beyond
  • Excellent written and verbal communications skills - ability to collaborate with all levels of the organization
  • Solid attention to detail in composing and proofing documents
  • The ability to prioritize effectively, balance assigned work and exceptional organization skills are required for our constantly evolving environment
  • Proficiency in or knowledge of using a variety of software applications, especially Excel and Microsoft Word software and HR systems
  • Bachelor’s degree in business, HR or related field preferred
  • Bilingual (English and French) strongly preferred
  • Personal Attributes

  • Strong client and service delivery orientation
  • Non-hierarchical, with the ability to engage and communicate with people at all levels in both technical and non-technical environments
  • Ability to maintain personal effectiveness particularly during periods of higher-than-normal workload;
  • Self-aware, understands their role in the team and takes responsibility for own actions
  • Have a passion for people - enjoy looking for ways to improve and step up our quality and level of service.
  • En tant qu’organisation dédiée au développement durable, Arup rassemble un collectif de concepteurs, conseillers et experts œuvrant à l’échelle mondiale.

    Dans un esprit d’humanisme et d’excellence, nous collaborons avec nos clients et partenaires en déployant l’imagination, la technologie et la rigueur nécessaires pour façonner un monde meilleur.

    En joignant notre équipe des Ressources humaines, vous assurerez la livraison de services professionnels de haute qualité à l’ensemble de notre clientèle.

    Dans le cadre de vos fonctions, vous jouerez un rôle de soutien de premier plan auprès de notre équipe des Ressources humaines.

    Ce poste est basé à nos bureaux de Montréal ou de Toronto.

    Responsabilités

  • Fournir au personnel un soutien et des conseils rapides, courtois et efficaces sur les politiques et les procédures de l’organisation, et répondre aux questions d’ordre général (par ex.
  • questions sur la navigation ou de types comment faire? et où trouver? );
  • Produire des documents relatifs au recrutement, notamment des lettres d’offre d’emploi, des contrats d’embauche ou des lettres de mutation, et s’assurer que toutes les approbations sont mises en œuvre avant leur transmission;
  • Assurer son soutien aux activités de recrutement et de mobilité (processus d’embauche, coordination des affichages de postes, mise à jour du système de recrutement);
  • fournir son soutien aux activités de Salons de l’emploi et de recrutement de stagiaires sur les campus universitaires, au besoin;
  • Fournir son soutien à l’équipe de Rémunération globale en assurant la saisie opportune et appropriée des changements relatifs aux congés, aux prestations et aux avantages sociaux dans les différents systèmes des RH;
  • Appuyer les activités de Formation et de Perfectionnement à l’aide de rapports, de préparations et d’événements de formation;
  • Gérer l’accueil des nouveaux employés (séances d’orientation et divers processus), y compris la coordination avec les recruteurs, les services d’affaires, les superviseurs, etc.;
  • Maintenir et mettre à jour les dossiers des employés en assurant la saisie opportune et précise des changements dans les systèmes pertinents;
  • Maintenir à jour les dossiers des employés conformément aux dispositions légales en vigueur;
  • Appuyer les demandes de rapports, au besoin;
  • Avoir une bonne connaissance des différentes politiques des RH;
  • Appuyer la mise en œuvre des processus importants et périodiques des RH, notamment les évaluations de la performance, les révisions salariales et les événements de formation;
  • Soutenir les activités générales des RH en assurant une livraison continue et efficace des services;
  • Promouvoir une culture positive visant à améliorer l’expérience RH au sein d’Arup;
  • Prendre part à divers projets dans le cadre du Plan annuel des RH (au sein et à l’extérieur de votre secteur) de manière autonome ou en équipe afin de favoriser votre essor et votre développement.
  • Qualifications

  • Sens aigu des relations interpersonnelles et niveau élevé d’intégrité nécessaires à la gestion de cas et de documents sensibles et confidentiels;
  • Grand souci du service et volonté manifeste de surpasser les attentes;
  • Excellentes compétences en communication écrite et verbale; capacité à collaborer avec des collègues de tous les niveaux de l’organisation;
  • Grande minutie lors de la rédaction et la révision de documents;
  • Capacité à établir et à gérer efficacement les priorités; solides compétences organisationnelles requises pour notre environnement en constante évolution;
  • Bonne connaissance des logiciels courants, notamment Excel et Word et les systèmes des RH;
  • Baccalauréat spécialisé en administration, en RH ou dans un domaine connexe, un atout;
  • Maîtrise du français et de l’anglais, un atout important.
  • Qualités personnelles

  • Grand souci du service à la clientèle;
  • Attitude non hiérarchisée; capacité à communiquer avec des collègues de tous les niveaux de l’organisation, tant dans des secteurs techniques que non techniques;
  • Capacité à assurer un rendement efficace, particulièrement durant les périodes où la charge de travail est plus élevée que la normale;
  • Conscience de soi, compréhension de son rôle au sein de l’équipe et capacité à assumer la responsabilité de ses propres actions;
  • Vif intérêt pour les relations humaines; volonté à chercher des moyens d'améliorer et de renforcer notre qualité et notre niveau de service.
  • Des avantages sociaux concurrentiels Arup offre un programme d’avantages sociaux généreux et complet destiné aux employés et à leurs familles.

    Ceux-ci sont couverts à 100% par Arup, à l’exception de l’assurance-vie facultative. Ces avantages vous procurent notamment une protection en matière de soins de santé ainsi que des congés payés favorisant le repos et le ressourcement.

    Notre Plan global de partage des bénéfices (versés deux fois par année) vous donne la possibilité de participer au succès de l’organisation.

    À titre d’employé estimé d’Arup, vous pouvez également souscrire à notre régime enregistré d’épargne-retraite collectif (RÉER) avec contribution équivalente de 5% de l’employeur - vous permettant ainsi d’épargner pour l’avenir.

    Formule de travail flexible Nous croyons que la formule de travail flexible favorise un cadre plus inclusif qui soutient notre engagement envers la diversité et le bien-être de nos membres.

    Parmi les options proposées, notons l’horaire de travail réaménagé, réduit ou à temps partiel, ou la possibilité de travailler à distance (télétravail) pendant une portion de votre semaine de travail.

    Exigence de vaccination contre la COVID-19 Arup exige que tous les nouveaux employés soient vaccinés contre la COVID-19.

    Le candidat retenu devra, comme condition d’embauche, fournir une preuve de vaccination valide satisfaisante contre la COVID-19, en vertu de la législation en vigueur sur les droits de la personne.

    En tant qu’employeur souscrivant au principe d’égalité à l’emploi, Arup examinera, en vertu des exigences fédérales, provinciales et locales, toutes les demandes d’accommodements raisonnables fondés sur le handicap ou les croyances religieuses sincères lorsqu’elle est en mesure de le faire sans subir de préjudice injustifié.

    LI-HYBRID

    Report this job
    checkmark

    Thank you for reporting this job!

    Your feedback will help us improve the quality of our services.

    Apply
    My Email
    By clicking on "Continue", I give neuvoo consent to process my data and to send me email alerts, as detailed in neuvoo's Privacy Policy . I may withdraw my consent or unsubscribe at any time.
    Continue
    Application form