Réceptionniste / Agent administratif | Siège social
Reseau Selection
Laval, QC H7T 3A4, CAN
2d ago

RÔLE ET CONTEXTE :

Le titulaire du poste est responsable d’effectuer la gestion de multiples tâches administratives du siège social, le service à la clientèle externe et interne ainsi que d’être support à l’adjointe de direction.

Le tout dans un contexte de croissance et d’amélioration continue des pratiques.

RESPONSABILITÉS :

Réception interne et externe

  • Accueillir les visiteurs selon les standards et la culture de l’entreprise;
  • Assurer un service à la clientèle externe exemplaire, en recevant, filtrant et acheminant les appels téléphoniques;
  • Converser avec les visiteurs afin de favoriser une perception positive de l’image de l’entreprise;
  • Assurer un service à la clientèle interne exemplaire, en aidant le personnel à résoudre leurs questionnements administratifs;
  • Assurer la gestion des demandes de réservation de billets d’avion et d’hôtel.
  • Support administratif

  • Assurer un support administratif à l’ensemble du siège social, lors de surcharge des adjoints de direction;
  • Assurer la gestion de l’approvisionnement des fournitures de bureau;
  • Passer les commandes au Bistro pour des réunions ou événements.
  • Courrier interne

  • Gérer le courrier (recevoir, dépouiller et distribuer);
  • S’assurer de la réception rapide de tout courrier urgent ou confidentiel;
  • Effectuer les envois postaux et par messager pour le personnel en s’assurant du respect de la politique.
  • Communications internes

  • Assurer la mise à jour constante des listes téléphoniques internes et externes;
  • Assurer la mise à jour de la liste des dates d’anniversaire, dans le but de souligner chacune d’entre elles.
  • Maintenance interne

  • Assurer la vigie des photocopieurs et télécopieurs;
  • Assurer la gestion de l’agenda des salles de conférence;
  • Assurer la propreté générale des aires communes;
  • Assurer la maintenance des distributrices d’eau du siège social;
  • Coordonner les exercices d’évacuation et du maintien à jour de la liste des employés.
  • COMPÉTENCES CLÉS :

  • Autonomie, discrétion;
  • Capacité d'établir de bonnes relations interpersonnelles;
  • Souci du travail bien fait;
  • Courtoisie, professionnalisme;
  • Esprit d’équipe;
  • Multitâche;
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, flexibilité;
  • Esprit entrepreneurial, sens des responsabilités;
  • Sens de l’organisation et gestion des priorités;
  • Approche axée sur le service à la clientèle;
  • Souplesse interpersonnelle, entregent;
  • Capacité d’adaptation, tolérance au stress.
  • EXIGENCES :

  • Minimum de trois (3) ans d’expérience à titre d’agent administratif ;
  • Diplôme d'études collégiales en bureautique ou équivalent;
  • Excellente maîtrise des logiciels Word, Excel, Outlook, Power Point;
  • Connaissance du logiciel Visio et d’Adobe professionnel (atout) ;
  • Parfaitement bilingue, tant à l’oral qu’à l’écrit.
  • REMARQUES :

    Le poste est ouvert aux femmes et aux hommes, la forme masculine n'est utilisée que pour alléger le texte. Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous ne communiquerons qu'avec celles retenues pour une entrevue.

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