Adjoint(e) administratif(ve) à la directionCorporate Services & Business Administration
GEA Group
Canada, Drummondville
5d ago

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Sus responsabilidades y tareas :

L’adjoint(e) administratif(ve) à la direction est responsable de préparer, d’organiser, de réaliser des tâches administratives et de secrétariat pour le compte de la direction et du département des ventes.

Tâches :

1. Pour la Direction :

  • Rédiger, réviser, traduire et mettre en page de la correspondance et d’autres documents pour la direction et autres services et en assurer la distribution à l’interne et à l’externe lorsque requis ;
  • Compiler des données, préparer des rapports et des présentations selon les besoins;
  • Coordonner les voyages d’affaires et les visites pour le Président ou pour la Compagnie, préparer la documentation requise et faire le suivi des dépenses s’y rattachant;
  • Coordonner des réunions et rencontres;
  • Rédiger les procès-verbaux pour les comités de gestion de la Compagnie;
  • Remplacer ou supporter la réceptionniste au besoin;
  • Soutenir la mise en place d’un système d’archivage électronique des documents de la Compagnie;
  • Participer à divers projets.
  • 2. Pour le département des ventes :

  • Recueillir l’information requise et rédiger les correspondances pour le département des ventes, afin d'informer les concessionnaires et le personnel concerné des changements ou ajouts des documents relatifs aux ventes;
  • Tenir à jour la liste de distribution des envois;
  • Réviser et maintenir à jour les documents du site web des concessionnaires, gérer les droits d’accès pour les concessionnaires et soutenir la structure en collaboration avec le département d'informatique;
  • Assister les responsables de formation aux ventes, les écoles de service et de formation et les réunions périodiques pour les concessionnaires ;
  • Émettre et faire le suivi des signatures pour les documents légaux tels entente de concession, liste de produits autorisés, objectifs et territoires de ventes, etc.;
  • Numériser et classer les documents originaux pour références futures;
  • Répondre aux demandes diverses des concessionnaires;
  • Effectuer le suivi de la satisfaction des critères du programme de rabais des concessionnaires;
  • Coordonner le comité de publication de la liste de prix et faire les modifications et suivis au besoin;
  • Effectuer les modifications des bons de commande si requis;
  • Coordination et rédaction de procès-verbaux pour les rencontres des ventes de la Compagnie.
  • Su perfil y calificaciones :

  • 1. DEC en bureautique ou expérience équivalente ;
  • 2. 3-5 ans d’expérience dans un poste similaire ;
  • 3. Excellent communication autant à l’oral qu’à l’écrit ;
  • 4. Être Bilingue (Anglais, Français) ;
  • 5. Avoir un bon sens de l’organisation et une bonne gestion des priorités ;
  • 6. Avoir de l’entregent ;
  • 7. Maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

    8. Connaissance du logiciel Adobe Acrobat Pro un atout.

    9. Être capable de voyager 1-2 fois par année au Canada ou à l'international.

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