Coordonnateur
Mcgill University
Québec, Canada
15h ago
  • Ajouter au calendrier
  • LinkedIn
  • Catégorie d'emploi : Affectations temporaires postes soutien administratif et technique

    POSTE SYNDIQUÉ COUVERT PAR L'UNITÉ D'ACCRÉDITATION DE MUNACA-AFPC

    Sommaire du poste :

    Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat. Contribuer au bon fonctionnement de l’unité.

    Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Administrer les comptes de l’unité. Participer à l’organisation des activités de l’unité.

    Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l’unité. Assurer la maintenance des systèmes d’information.

    Responsabilités et tâches principales :

  • Agir à titre de personne-ressource relativement aux politiques et aux procédures de l’unité. Résoudre les problèmes dans sa sphère de responsabilité.
  • Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d’obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.

  • Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Recommander des changements à apporter aux procédures afin de permettre à l’unité de devenir plus efficace.
  • Collaborer avec le superviseur et les autres employés pour établir les priorités. Assurer la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.

  • Mettre à jour et préparer des documents comme des dépliants publicitaires, des guides de département et des rapports annuels et en coordonner la publication.
  • Rédiger des lettres et autres documents courts de nature complexe. Formater des documents et en vérifier l’exactitude ainsi que corriger les fautes de grammaire et d’orthographe.

    Prendre des notes et taper différents documents comme des lettres, des rapports et des notes de service. Signer certains documents.

  • Fournir des renseignements aux personnes qui appellent et aux visiteurs. Déterminer la raison de l’appel ou de la visite et préparer les documents nécessaires.
  • Orienter les appelants et les visiteurs vers les personnes-ressources appropriées. Évaluer la nécessité d’une intervention d’une autre personne-ressource et organiser les rendez-vous, au besoin.

  • Planifier les réunions, communiquer avec les participants et réserver les salles de réunion. Aider à la préparation de l'ordre du jour.
  • Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et faire le suivi des décisions dans sa sphère de responsabilités.

  • Utiliser divers logiciels. Assurer la maintenance des systèmes informatisés et participer à leur développement pour améliorer l’efficacité au sein de l’unité.
  • Agir en tant que personne-ressource en matière d’utilisation des logiciels. Expliquer et montrer l’utilisation des logiciels, résoudre les problèmes qui relèvent de son domaine de compétence et assurer la liaison avec les personnes-ressources du soutien informatique, au besoin.

    Tenir et mettre à jour des fichiers administratifs. Tenir des systèmes de classement et organiser l’archivage.

    Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

    Formation et expérience :

    DEP (secrétariat / systèmes de bureautique)

    Quatre (4) ans d'expérience connexe

    Autres compétences et / ou aptitudes :

    Compréhension et écoute des besoins des étudiants handicapés; aptitude démontrée à établir des priorités; aptitude à travailler seul tout en suivant certaines consignes.

    Orientation client et service. Capacité de faire preuve de tact et de diplomatie avec tous les clients tout en adoptant un comportement et une tenue professionnels en tout temps.

    Ingéniosité, aptitude éprouvée à bien comprendre l’information, à la retenir et à la communiquer clairement, et capacité reconnue à communiquer clairement, efficacement et respectueusement avec divers intervenants.

    Sens de l’exactitude et souci méticuleux du détail. Aptitude manifeste à apporter son soutien à diverses activités administratives, notamment l’administration d’examens adaptés.

    Capacité reconnue de travailler seul et en équipe. Excellente aptitude à résoudre les problèmes, aptitude démontrée à évaluer les situations stressantes et à y réagir de manière adéquate.

    Sens de l’organisation hors pair, jumelé à une capacité de mener plusieurs tâches de front, de fixer des priorités et de travailler sous pression afin de respecter de nombreuses échéances dans un environnement dynamique.

    Aptitude éprouvée à agir avec discrétion dans le traitement de renseignements confidentiels. Facilité démontrée à utiliser des applications technologiques, jumelée à une capacité manifeste de travailler dans un environnement d’ordinateurs personnels au moyen de MS Word, Excel et Outlook, de Banner (BSA, SIS) et de Minerva (SR Admin).

    Excellentes aptitudes à communiquer de vive voix et par écrit en anglais, obligatoire. Français parlé et lu.

    Informations suppl émentaires :

    Les heures de travail seront de 8 h à 21 h; elles sont variables et dépendent des besoins opérationnels du Bureau; vacances assujetties à des restrictions en périodes de pointe.

    Comment poser sa candidature :

    Veuillez soumettre votre lettre de présentation et votre curriculum vitæ, en indiquant clairement le numéro de référence, à Services aux étudiants à staffing.s2 mcgill.ca.

    La date limite pour la soumission de votre candidature à ce poste est fixée à 17 h le 18 février, 2020.

  • Employés actuels : veuillez indiquer votre numéro d’identification de McGill dans votre candidature.
  • Nous remercions tous les candidats de leur intérêt envers l’Université McGill. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les candidats que Services aux étudiants aura sélectionnés pour une entrevue.

    Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.

    Afin de maintenir leur priorité à titre de candidat interne lorsqu’ils postulent à un poste vacant, les employés de McGill doivent respecter les délais prescrits à la convention collective de l’AAPNEUM ou ceux définis par les politiques et procédures du personnel administratif selon que le poste soit couvert par la convention collective ou les politiques et procédures du personnel administratif.

    L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté.

    Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés.

    L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

    Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.

    hr mcgill.ca ou 514-398-3711.

    Faculté / Unité : Services aux étudiantsBureau de soutien aux étudiants en situation de handicapÉchelle salariale : 23,17 $ à 31,97 $Heures : 33.

    75Durée : Jusqu'au 24 décembre 2020Relevant du : Conseiller(ère) Services d'accès, ExamensNuméro de référence : CP0428Date de publication : Vendredi, février 7, 2020

    Apply
    My Email
    By clicking on "Continue", I give neuvoo consent to process my data and to send me email alerts, as detailed in neuvoo's Privacy Policy . I may withdraw my consent or unsubscribe at any time.
    Continue
    Application form