Coordonnateur administratif
Groupe Sélection
Quebec, Canada
2d ago

Détails de l’emploi

RÔLE ET CONTEXTE :

Le coordonnateur administratif est responsable d’assister le directeur dans la coordination de ses activités et la gestion administrative de ses dossiers.

Il s’assure d’offrir aux résidents un service à la clientèle de qualité dans le sens de la mission de la résidence. Enfin, il effectue des tâches comptables en support au directeur.

Enfin, il oriente sa gestion dans le but de fait vivre l’expérience client en maintenant des standards de service à la clientèle, service alimentaire, propreté des lieux, sécurité et de milieu de vie de haut niveau.

RESPONSABILITÉS : GESTION

GESTION

  • Assister le DG pour planifier, organiser, diriger, évaluer et contrôler les différents services de la résidence (service alimentaire, service d’entretien ménager), les activités / relations communautaires en conformité avec les orientations de l’entreprise;
  • Participer à l’élaboration des objectifs, des priorités et des plans d’action de la résidence en lien avec la mission et les objectifs des opérations et globaux de l’entreprise;
  • Analyser les besoins de la résidence et des résidents;
  • Organiser des réunions d’équipe avec le personnel;
  • Élaborer, diffuser et mettre à jour un plan de mesure d’urgence (formation du personnel, pratiques);
  • Encadrer, motiver et superviser les employés;
  • Impliquer et responsabiliser son personnel;
  • Embaucher, former et évaluer les employés;
  • Assurer la circulation d’information dans l’ensemble de la résidence;
  • Respecter et effectuer le suivi des dépenses, contrôler les dépenses dans les limites autorisées;
  • Assurer la continuité des services offerts aux résidents par les employés;
  • S’assurer de la qualité des services et de la propreté des lieux, notamment voir au respect des normes et standards;
  • S’assurer de la bonne gestion des comptes à recevoir;
  • Compiler des données sur Excel : mettre en page des graphiques et des tableaux;
  • Assurer le classement, la confidentialité et l’intégrité des documents;
  • Préparer les listes d’anniversaires et de résidents (cartable pompier);
  • Effectuer le suivi des avis de renouvellement.
  • COMPTABILITÉ

  • Renseigner les résidents sur la procédure du crédit d’impôt;
  • Centraliser l’ensemble des factures reçues à la résidence et remettre pour approbation par le directeur;
  • Procéder à la perception des loyers, à la facturation, pré-facturation et au paiement pré-autorisé sur Hopem;
  • Effectuer les différentes tâches inhérentes à la vente des coupons-repas et des cartes repas mensuelles;
  • Présenter le bilan au directeur de résidence pour obtenir le nombre requis de cartes;
  • Gérer les achats de papeterie et des produits nettoyants ;
  • Assurer le respect des budgets alloués;
  • Acheminer les commandes approuvées aux compagnies et faire le suivi.
  • En collaboration avec le chef cuisinier :

  • Informatiser mensuellement l’inventaire de la cuisine et le faire approuver par le chef cuisinier avant de le faire parvenir au siège social;
  • Faire la compilation du nombre de repas servis via la réception;
  • Assurer que les données précédentes balancent avec celles obtenues via la cuisine.
  • COMPÉTENCES CLÉS :

  • Intérêt marqué pour les personnes retraitées, connaissances en gérontologie (un atout);
  • Habiletés importantes sur le plan des communications et des relations interpersonnelles;
  • Esprit d’équipe, sens des responsabilités, esprit entrepreneurial;
  • Gestion du temps et des priorités;
  • Habileté à résoudre les problèmes et les conflits;
  • Approche axée sur le service à la clientèle;
  • Capacité d’adaptation, tolérance au stress.
  • EXIGENCES DU POSTE :

  • Formation en techniques administratives ou universitaire de premier cycle en administration ou toute combinaison de formation et d’expérience de travail équivalente;
  • Maîtrise des logiciels Excel, Word, Outlook, Hopem (un atout).
  • REMARQUES :

    Le poste est ouvert aux femmes et aux hommes, la forme masculine n'est utilisée que pour alléger le texte. Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

    Expérience

    Licences et certifications

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