Technicien(ne) en administration
Centre universitaire de santé McGill
Montréal, CA
10d ago
  • Excellence
  • Le Centre universitaire de la santé McGill (CUSM) figure parmi les meilleurs centres hospitaliers universitaires offrant des soins tertiaires et quaternaires (complexes).

    Fort du leadership médical de ses hôpitaux fondateurs, le CUSM offre des soins multidisciplinaires, d’une qualité exceptionnelle, centrés sur les besoins du patient et dans un environnement bilingue.

    Affilié à la Faculté de médecine de l’Université McGill, le CUSM contribue à l’évolution de la médecine pédiatrique et adulte en attirant des sommités cliniques et scientifiques du monde entier, en évaluant les technologies médicales de pointe et en formant les professionnels de la santé de demain.

  • En collaboration avec nos partenaires, nous bâtissons un meilleur avenir pour nos patients et leurs familles; pour nos employés, professionnels, chercheurs et étudiants;
  • pour notre collectivité; et surtout, pour la vie.

    Voulez-vous participer à notre mission et contribuer à offrir le meilleur service à nos patients? Nous sommes présentement à la recherche d’un :

    TECHNICIEN EN ADMINISTRATION

    Bureau du commissaire pour un milieu de travail respectueux et non-violent)

    Au cours d’une journée-type, vous serez amené à :

  • Assumer l’assistance administrative du bureau du commissaire et contribuer à la gestion opérationnelle du bureau du commissaire;
  • Agir comme personne-ressource pour le bureau du commissaire en étant le premier contact; référer et diriger, au besoin, les personnes qui contactent le bureau du commissaire;
  • fournir des informations quant au processus de traitement des plaintes soumises au commissaire;
  • Transmettre les documents d’information pertinents; recevoir les plaintes et les signalements et les inscrire dans un registre;
  • recevoir les demandes d’assistance et de consultation pour le commissaire et les inscrire dans un registre;
  • Recueillir les informations pertinentes à la situation rapportée en plus de procéder à l’ouverture du dossier et d’y consigner l’information reçue;
  • Recevoir les appels téléphoniques, tenir à jour l’agenda du commissaire et coordonner l’horaire des rendez-vous; assurer des liaisons avec les membres de la communauté du CUSM et sur demande du commissaire;
  • Prioriser la prise en charge des messages et faire le suivi auprès du commissaire; recevoir et répondre à des courriels et des lettres en plus de préparer des projets de réponse pour la signature du commissaire;
  • traiter le courrier et préparer des projets de réponse pour la signature du commissaire;
  • Tenir les dossiers à jour (plaintes et dossiers thématiques); effectuer des suivis dans les dossiers de plaintes; organiser les rencontres en vue de la tenue d’une séance de résolution de problèmes ;
  • Collaborer activement à l’organisation de séances d’information et de formation et à la production de la documentation nécessaire;
  • exercer un suivi des dossiers en traitement et faire les suivis appropriés; participer à des rencontres en prenant des notes ainsi qu’en convoquant les témoins;
  • obtenir la signature des engagements de confidentialité; etc.

  • Transcrire et taper des lettres, des notes, des rapports et d’autres documents en français et en anglais; rédiger des projets de lettres, de notes de service et d’autres textes à la demande du commissaire;
  • traduire des lettres, des textes, des rapports et des documents officiels du français à l’anglais et de l’anglais au français;
  • Organiser et coordonner la tenue de rencontres et de réunions; collaborer à la préparation de l’ordre du jour et des documents nécessaires à la tenue de la rencontre;
  • assister aux réunions du comité Respect et Civilité pour prendre des notes et ensuite rédiger le compte rendu;
  • Collaborer à la préparation des dossiers relatifs aux comités auxquels le commissaire participe; collaborer à la préparation de propositions, rapports et présentations;
  • Soutenir le commissaire dans la réalisation de projets spéciaux; recueillir de l’information pertinente aux travaux et au mandat du commissaire et la traiter;
  • recueillir et compiler des données en vue de la production de rapports statistiques basés sur Access;
  • Produire des tableaux statistiques; collaborer à l’analyse de données; soutenir le commissaire dans le suivi du budget;
  • mettre en page les présentations Word, Excel ou PowerPoint;
  • Produire les rapports de dépenses et en faire le suivi; préparer les commandes de matériel administratif et faire le suivi;
  • Exécuter toutes autres tâches connexes reliées à l’exercice des fonctions à la demande de son supérieur, dont le classement, les photocopies, la réception et l’envoi de télécopies, les envois postaux, etc.
  • Vous reconnaissez-vous?

  • Diplôme de fins d’études collégiales (D.E.C.) avec spécialisation en techniques administratives, techniques de bureautique, techniques de l’informatique ou dans une discipline appropriée d’une école reconnue par le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport.
  • Trois (3) ans d’expérience récente et pertinente dans des fonctions et responsabilités similaires.
  • Le petit plus :

  • Excellente connaissance du français et de l’anglais, parlés et écrits
  • Excellente habileté pour la traduction de documents officiels
  • Excellente connaissance des applications bureautiques de Microsoft Office telles que Word, Excel, Access et PowerPoint
  • Excellentes habiletés verbales et de communication
  • Excellentes aptitudes dans les relations interpersonnelles et organisationnelles
  • Capacité à faire preuve d’initiative et de motivation
  • Bonne capacité d’analyse et de synthèse
  • Traitement de texte : minimum de 50 mots par minute
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