Purchasing and Invoicing Coordinator /Coordonnateur des achats
McKesson
Mississauga
1h ago

Job Summary This position is responsible for purchasing non-trade supplies and equipment for all SPS Pharmacies and INVIVA.

This position is responsible to ensure all orders are delivered accurately and on time to the correct location. This position will be responsible for coordinating return of non-

trade product using the vendors approved RMA process. This position will be responsible for confirming the accuracy of non-

trade invoices, coding them and ensuring they are submitted to corporate finance in a timely manner. Specific Responsibilities Duties and responsibilities generally include but are not limited to : Collaborate with Nursing and Pharmacy Operations in all regions to purchase non-

trade product for each Pharmacy and INVIVA location Manage the new product requests or product changes using effective change management techniques and complete documentation prior to the initiation of any changes.

Coordinate with supervisor and provide support to all product research programs and assist to obtain all required approvals and maintain all spreadsheets and evaluate all corrections for same and establish all best purchase activities.

Collaborate with the receiving departments to ensure compliance to all processes and ensure product is received within a timely manner.

Coordinate with vendor to maintain knowledge on all products, discontinuations, replacements and backorders. Work with each department to monitor inventory levels and determine product is not overstocked in each location.

Monitor all supplier performance and ensure timely delivery of all products, prepare purchase orders and evaluate accuracy in same.

Receive supplier invoices and ensure accurate billing against existing price lists Code invoices to the correct cost centre and send to Finance using the established corporate procedures Follow up with finance on all supplier late payment complaints.

General Responsibilities Troubleshoot and provide solutions to ensure coverage and business is not interrupted as the needs of the business changes Monitor vendor performance and notify Senior Management when service levels are not being met Ensure backup vendors or products are in place in the event of stock shortages.

Demonstrate the ability to adapt and influence the teams in order to effectively lead and manage change. Identify and coordinate activities with nursing, and senior management, while collaborating with other department Managers to share information formally and informally.

Follow all McKesson Canada Guidelines, Policies and Procedures as they relate to general policies, IT policies. All other duties as required Competencies Degree or diploma in business administration, or equivalent purchasing experience.

2 or more year’s previous operational or customer service environment with proven leadership abilities. Strong communication skills, able to manage client relationships with a proven track record of exceptional customer service.

Strong computer skills including Microsoft Office. Able to identify key issues; creatively overcome internal challenges or obstacles.

High level of integrity, confidentially, and accountability. Sound planning and execution skills, as well as be able to think on your feet.

A valid driver’s license to meet travel requirements. Previous experience with SAP Résumé du poste Le ou la titulaire de ce poste est responsable d’acheter les fournitures et l’équipement hors commerce pour l’ensemble des pharmacies SPS et INVIVA.

Cette personne est responsable de s’assurer que toutes les commandes sont exactes et livrées à temps et au bon endroit. Elle coordonne le retour des produits hors commerce conformément au processus approuvé d'autorisation de retour (RMA) des fournisseurs.

De plus, elle a la responsabilité de confirmer l’exactitude des factures pour les produits hors commerce, de les coder et de s’assurer qu’elles sont soumises au service des finances de l’entreprise en temps opportun.

Responsabilités spécifiques Voici une liste non exhaustive des principales tâches et responsabilités spécifiques au poste : Collaborer avec les opérations de pharmacie et de soins infirmiers dans toutes les régions pour l’achat de produits hors commerce pour chaque pharmacie SPS et site INVIVA.

Gérer les demandes de nouveaux produits ou de changement de produit à l’aide de techniques efficaces de gestion du changement et remplir la documentation avant d’amorcer tout changement.

Assurer la coordination avec le superviseur et soutenir tous les programmes de recherche de produit. Apporter son aide pour obtenir toutes les approbations requises, assurer le maintien de toutes les feuilles de calcul et évaluer toutes les corrections pour celles-

ci, et établir toutes les meilleures activités d’achat. Collaborer avec les services de réception pour assurer la conformité à tous les processus et la réception des produits en temps opportun.

Assurer la coordination avec le fournisseur pour obtenir des renseignements sur tous les produits, les abandons, les remplacements et les commandes en souffrance.

Travailler avec chaque service pour suivre les niveaux des stocks et déterminer que le produit n’est pas en surstockage à chaque emplacement.

Surveiller le rendement de tous les fournisseurs et assurer la livraison à temps de tous les produits. Préparer les bons de commande et en évaluer l’exactitude.

Recevoir les factures des fournisseurs et en assurer l’exactitude selon les listes existantes de prix. Coder les factures selon le bon centre de coûts et les envoyer au service des finances conformément aux procédures établies par l’entreprise.

Assurer un suivi auprès du service des finances pour toutes les plaintes de paiement en retard des fournisseurs. Responsabilités générales Établir des diagnostics et trouver des solutions pour assurer la continuité de la couverture et des opérations commerciales alors que les besoins de l'entreprise évoluent.

Assurer le suivi du rendement des fournisseurs et aviser la haute direction lorsque les niveaux de service ne sont pas respectés.

Assurer qu’il y a des fournisseurs ou des produits de remplacement en cas de pénuries des stocks. Démontrer sa capacité à s’adapter et à influencer les équipes en vue de diriger et de gérer efficacement le changement.

Identifier et coordonner les activités avec les soins infirmiers et la haute direction tout en collaborant avec d’autres chefs de service pour communiquer de l’information de façon officielle et informelle.

Suivre toutes les directives, politiques et procédures de McKesson Canada dans le contexte des politiques générales et des politiques de TI.

Effectuer toutes les autres tâches demandées. Exigences du poste : Diplôme en administration des affaires, ou expérience équivalente en achats.

Expérience d’au moins 2 ans dans un environnement d’opérations ou de service à la clientèle et capacités de leadership éprouvées.

Excellentes aptitudes pour la communication, capacité à gérer les relations avec les clients et bilan reconnu de service à la clientèle exceptionnel.

  • Excellentes compétences informatiques, dont une connaissance de Microsoft Office. Capacité à cerner les principaux enjeux;
  • surmonter les défis ou les obstacles internes de façon créative. Intégrité et discrétion absolues, respect de l’obligation de rendre des comptes.

    Solides compétences en matière de planification et d’exécution, capacité à réfléchir et à agir rapidement. Permis de conduire valide répondant aux exigences liées aux déplacements.

    Expérience préalable avec SAP McKesson is an equal opportunity employer.The material contained herein is provided for informational purpose only.

    All open jobs offered by McKesson on this recruitment system are subject to specific job skill requirements. The job skill requirements, qualifications, and preferred experience are determined by a subsidiary, office or department within the company which is offering the position, and all positions are subject to local prevailing employment laws and restrictions.

    This would include immigration laws pertaining to work authorization requirements and any other applicable government permissions or compliance.

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    McKesson is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce. We encourage applications from all qualified individuals and will accommodate applicants' needs, up to the point of undue hardship, throughout all stages of the recruitment and selection process.

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