Technicien / Technicienne en coordination de travail de bureau
Université de Montréal
Montréal, Québec, Canada
1d ago

Réalise un ensemble de travaux administratifs et de support secrétarial afin de seconder un gestionnaire dans la réalisation de son mandat.

Voit au maintien et au suivi des opérations techniques et assure la bonne marche du bureau. Sera amené à effectuer de la rédaction de procès-verbaux / compte-rendu au minimum une fois par semaine, ainsi qu'une gestion quotidienne de l'agenda de la vice-doyenne.

Principaux défis

  • Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des études, de la recherche, des ressources humaines, financières et matérielles.
  • À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes ressources et complète les formulaires administratifs.

  • Effectue le suivi des décisions prises par son ou sa supérieure et prend les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation.
  • Prend les dispositions relatives à l'agenda de son ou sa supérieure. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorités.
  • Peut réaménager l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s'assure de la présence de son ou sa supérieure à ses différents rendez-vous.

  • Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille les visiteuses et les visiteurs, s'informe de l'objet de l'entretien et prépare les documents nécessaires.
  • Oriente ceux dont le problème peut être réglé par une autre autorité et fixe des rendez-vous si, à son avis, il est nécessaire de tenir un entretien avec son ou sa supérieure.

  • Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables.
  • Répond aux demandes relevant de sa compétence. Rédige des projets de réponse complexes. Note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers.

  • Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations des salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires.
  • Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.

  • Participe à l’élaboration, à l’implantation et la modification des méthodes, procédures, protocoles ou règlements dans son domaine afin d’améliorer les activités de son secteur.
  • Participe à la définition de l’objet, des orientations, des étapes et des échéanciers de travail.

  • Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d'archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion.
  • Prend des notes, effectue la saisie de divers documents tels que lettres, rapports, mémos, etc. Effectue la mise en page des documents et en vérifie l'orthographe et la grammaire.
  • Signe certains documents.

  • Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages, sondages, collations des grades, etc.
  • Explique à d’autres personnes le fonctionnement particulier de son milieu de travail en leur démontrant des méthodes, des procédures de travail, des protocoles, des mesures de sécurité et du fonctionnement des équipements, etc.
  • Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
  • Profil recherché

    Scolarité : Diplôme d'études collégiales en techniques de comptabilité et de gestion ou technique de bureautique

    Expérience : Deux (2) d'expérience pertinente ou toute combinaison de scolarité et d'expérience jugée équivalente aux exigences normales du poste.

    Autres :

  • Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage
  • Maîtrise de la langue français
  • Vitesse de frappe 50 mots par minute
  • Information sur l'emploi

    Comment postuler

    Déposez votre candidature en ligne, en appuyant sur le bouton "Postuler emploi". S'il s'agit de votre première demande d'emploi en ligne, procédez d'abord à la création de votre profil.

    Faire carrière à l’UdeM : aider la société, relever des défis et être considéré

    L’Université de Montréal forme avec ses écoles affiliées, HEC Montréal et Polytechnique Montréal, le premier pôle d’enseignement et de recherche du Québec par son nombre d’étudiants et de professeurs, ainsi que son volume de recherche.

    Nos employés peuvent compter sur une rémunération globale concurrentielle, des conditions de travail et un milieu de vie exceptionnels.

    Programme d’accès à l’égalité en emploi

    Par l’entremise de son programme d’accès à l’égalité en emploi, l’Université de Montréal invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes ayant des limitations à soumettre leur candidature.

    Lors du recrutement, nos outils de sélection peuvent être adaptés selon les besoins des personnes vivant avec des limitations et qui en font la demande.

    Soyez assurés de la confidentialité de cette information.

    L’Université adopte une définition large et inclusive de la diversité qui va au-delà des lois applicables. Elle encourage ainsi toutes les personnes, peu importe leurs caractéristiques, à poser leur candidature.

    Exigences en matière d’immigration

    Nous invitons tous les candidats qualifiés à postuler à l’UdeM. Conformément aux exigences de l’immigration au Canada, veuillez noter que la priorité sera toutefois accordée aux citoyens canadiens et aux résidents permanents.

    Report this job
    checkmark

    Thank you for reporting this job!

    Your feedback will help us improve the quality of our services.

    Apply
    My Email
    By clicking on "Continue", I give neuvoo consent to process my data and to send me email alerts, as detailed in neuvoo's Privacy Policy . I may withdraw my consent or unsubscribe at any time.
    Continue
    Application form