ADMINISTRATIVE PROCEEDINGS SPECIALIST
Hôpital général juif
Côte-des-Neiges-Notre-Dame-de-Grâce , Canada
4d ago

Job Status : Permanent- Full time

Number of days : Work Shifts :

Work Shifts : Work Schedule :

Work Schedule :

Length of Assignment :

Job Category :

Administrative and Office Personnel (Admin. Agent, Admin. Tech., Doc. Tech., Admin. Proc. Specialist, etc.)

Number of positions available :

Posting Start Date : 2020-03-26

Posting End Date : 2020-04-02

Salary scale : $23.63 -$43.63

Job Description :

SOMMAIRE DES FONCTIONS

Sous la supervision du Chef de service de l’exploitation de l’information et de l’évaluation de la performance, le titulaire du poste fait partie d’une équipe professionnelle composée d’analystes, de programmeurs et de spécialistes.

Personne qui analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d’améliorer le fonctionnement des services du CIUSSS.

  • Harmonisation des activités et méthodes de calcul des unités de mesure.
  • Formation / Enseignement sur le Manuel de gestion financière (MGF) : vulgariser le contenu des fiches descriptives, expliquer ce qu'est un centre d'activité (CA) et la façon de rapporter les unités de mesure.
  • Être à l'affût de toutes les nouveautés annoncées dans le MGF : diffusion de toutes modifications apportées aux personnes concernées et mettre en application tous changements dans la structure maître des unités de mesure CIUSSS.
  • Personne ressource entre le MSSS et le personnel du CIUSSS pour obtenir des explications / clarifications en lien avec le MGF ainsi qu’avec les vérificateurs pour l’audit de fin d’année.
  • Mise en place de différents outils pour permettre la collecte de données de façon optimale et de qualité.
  • Compilation et validation de toutes les unités de mesure CIUSSS reçues : éliminer les doublons / corriger les erreurs et sensibiliser le personnel à l’importance de bien compiler les statistiques et de s’assurer de la qualité de celles-ci.
  • Procéder à une analyse de variance pour tous les CA, deux fois par année et suivis périodiques pour les cas exceptionnels.
  • Travail très étroit avec la direction des finances, particulièrement l'équipe de budget, afin de faire le rapprochement entre les unités de mesure et seulement les CA où il y a un budget attribué, entre autres, le dossier CPSS (coût par parcours de soins et de services).
  • Production de rapports annuels officiels pour le MSSS : rapports statistiques (AS-478 / AS-484 / AS-485) / les pages 650 du rapport financier AS-471 / Rapport périodique - prévision de fin d'année RR-444.
  • Produit des demandes ah-hoc provenant des employés et des gestionnaires du CIUSSS.
  • Pilote du CIUSSS pour le système GESTRED. Il est une ressource entre le MSSS et le personnel du CIUSSS pour le suivi des explications / clarifications en lien avec la reddition de comptes annuelle exigée par le MSSS.
  • Soutien les membres de l’équipe à la validation des données.
  • Utilisation des systèmes d’information mis à la disposition des établissements par le MSSS tels que SIGDU, RQSUCH, TBIG, etc.
  • et procède à la validation des données de ces systèmes avec les données des systèmes d’information utilisés à l’interne.

  • Il met à jour des tableaux de bord de gestion comportant des indicateurs pertinents à la prise de décision pour répondre aux besoins spécifiques des divers groupes d’utilisateurs du CIUSSS.
  • Il produit et diffuse de façon périodique et ponctuelle, des rapports contenant des données et des calculs d’indicateurs utilisés pour l’amélioration des processus internes et la prise de décision à partir des entrepôts de données et des systèmes d’information mis à sa disposition.
  • CULTURE DE SÉCURITÉ DES USAGERS ET LES RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES INTERVENANTS ET DES GESTIONNAIRES

    Le rôle à jouer de chacun en matière de sécurité varie selon le poste occupé. Toutefois, certaines responsabilités s’appliquent à tous :

  • Maintenir un environnement sécuritaire pour les patients, le personnel et les visiteurs;
  • Garder votre environnement de travail propre et sécuritaire;
  • Appliquer les mesures appropriées de base pour le lavage des mains;
  • Appliquer les directives pour la prévention et le contrôle des infections;
  • Signaler le matériel défectueux et toute situation à risque;
  • Informer votre supérieur de tout incident ou accident dont vous êtes témoin et compléter un formulaire AH-223 ;
  • Participer aux exercices de feu et aux procédures d’évacuation qui s’appliquent à votre secteur de travail ; Connaître et appliquer le plan des mesures d’urgence;
  • Assurer l’intégrité et la confidentialité des données et de l’information contenues dans les dossiers.
  • GESTION DE LA QUALITÉ DE VIE AU TRAVAIL, DE LA SANTÉ ET LA SÉCURITÉ

    L’employé(e) est responsable de favoriser la qualité de vie au travail et la santé et sécurité en milieu de travail afin de créer un climat de travail sain.

    MISSION, VALEURS ET CODE D’ÉTHIQUE

    Connaître et contribuer, dans le cadre de ses fonctions, à la promotion et à la réalisation de la mission, des valeurs et du code d’éthique de l’organisation.

    Requirements :

    EXIGENCES ACADÉMIQUES

  • Doit détenir un baccalauréat en sciences de l'administration ou en sciences humaines et sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée ou détenir une évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le Ministère d'immigration.
  • CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE

  • Expérience en amélioration de la qualité ;
  • Expérience dans la santé et le réseau de la santé et des services sociaux;
  • Maîtrise de l’environnement Windows et Excel particulièrement ;
  • Bonne connaissance du processus de gestion du changement et des outils de résolution de problèmes ;
  • Capable d’œuvrer dans un milieu multidisciplinaire et faisant preuve d’une vision stratégique, de rigueur et d’un grand sens éthique ;
  • Excellente capacité de rédaction en français et en anglais ;
  • Bilinguisme, un atout (anglais et français).
  • COMPÉTENCES

  • Capacité d’analyse et esprit de synthèse ;
  • Sens de l’organisation et de la planification ;
  • Sens des responsabilités;
  • Travail d’équipe;
  • Adaptation au changement ;
  • Communication interpersonnelle ;
  • Influence en groupe, leadership ;
  • Autonomie et rigueur ;
  • Orientation vers les résultats;
  • Orientation vers la clientèle;
  • Bonne communication organisationnelle.
  • Comments :

    We thank all those who apply, however only those selected for an interview will be contacted.

    If your work experience has changed since your last visit, be sure to attach your resume to assert your entire career path.

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