Adjointe exécutive
HUB International
Mont-Royal, QC, Canada
2d ago
source : Jobillico
  • Prendre les appels téléphoniques, transmettre les messages et accueillir les visiteurs rencontrant un des membres de l’équipe exécutive;
  • Effectuer différentes tâches de bureau relatives à la gestion efficace de différents dossiers :

  • Rédiger divers documents (lettres, rapports, procès-verbaux, correspondance, contrats légaux);
  • Compiler des données statistiques et autres renseignements tel que demandé;
  • Ouvrir, trier et distribuer le courrier des membres de l’équipe exécutive;
  • Compiler et gérer les fiches de présence des dirigeants;
  • Préparer des présentations visuelles à l’aide de PowerPoint ou des tableaux à l’aide de Excel;
  • Établir et tenir à jour des systèmes de classement;
  • Préparer les comptes de dépenses des membres de l’équipe exécutive;
  • Assurer les suivis et effectuer les relances pertinentes demandées par la direction.
  • Gérer l’agenda du Président et des autres membres de l’équipe au besoin;
  • Organiser des réunions et cocktails, distribuer des convocations, réserver et entretenir différentes salles à l’usage des membres de l’équipe exécutive;
  • Établir les itinéraires de voyages et faire les réservations nécessaires;
  • Accomplir toutes autres tâches ou projets connexes à la demande des membres de l’équipe exécutive.

    Compétences techniques :

  • Diplôme d’études collégiales en bureautique ou un niveau d’études équivalent;
  • Minimum de 3 à 5 ans d’expérience;
  • Diplôme d’études en bureautique, secrétariat ou un niveau d’études équivalent;Excellente connaissance de la suite Microsoft (Word, Powerpoint, Excel et Outlook);
  • Bilingue.

    Compétences personnelles :

  • Souci du détail;
  • Faire preuve de précision et de minutie;
  • Solides compétences organisationnelles et être capable d’établir des priorités;
  • Capacité éprouvée à travailler dans un environnement dynamique au rythme accéléré;
  • Faire preuve d’un esprit d’équipe;
  • Une aptitude à prendre des décisions et à anticiper les besoins des membres de l’équipe exécutive;
  • Excellente gestion du temps

    Faire preuve de discrétion et de confidentialité des renseignements.

    Compétences complémentaires :

  • Connaissance du domaine de l’assurance;
  • Connaissance du logiciel Epic.

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