Spécialiste en procédés administratifs à la direction adjointe des communications internes et des relations publiques
Institut universitaire en santé mentale de Montréal
Montreal, Quebec, CA
3d ago

Description de l’établissement

Le CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal regroupe l'Hôpital Maisonneuve-Rosemont, l'Hôpital Santa Cabrini, l'Institut universitaire en santé mentale de Montréal, le CHSLD Polonais Marie-Curie-Sklodowska et les CSSS suivants : Lucille-Teasdale, Saint-Léonard et Saint-Michel et de la Pointe-de-l'Île.

Le CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal exploite les missions suivantes : centre hospitalier de soins généraux et spécialisés, centre hospitalier de soins psychiatriques (mission régionale), centre de santé et de services sociaux et centre d'hébergement de soins de longue durée.

Site web de l’établissement : https : / / ciusss-estmtl.gouv.qc.ca /

Description

Nous sommes à la recherche d'une personne afin de combler un remplacement d'une durée d'un an.

Sommaire de la fonction

Sous la responsabilité de la directrice adjointe (DA) des communications internes et des relations publiques, le / la spécialiste en procédés administratifs a pour principales responsabilités de piloter des dossiers de nature organisationnelle en lien avec des partenaires et de développer et mettre à jour des processus d’amélioration continue de la gestion de l’équipe.

Il / elle est l’interlocuteur principal des fondations pour la gestion des dossiers administratifs et de reconnaissance.

Il / elle sollicite, évalue et bonifie les candidatures pour les prix d’excellence du Ministère de la Santé et des Services sociaux ou de toute autre instance de reconnaissance.

Il / elle est responsable de monter les dossiers pour les comités de toponymie du CIUSSS et de gérer les plaintes en provenance du bureau du sous-ministre et de l’Office québécois de la langue française.

Pour l’équipe de la DA des communications internes et des relations publiques, le / la spécialiste des procédés administratifs conçoit, met à jour et alimente la station visuelle opérationnelle virtuelle ainsi que le tableau de bord de la DA.

Il / elle est responsable du bon déroulement de l’accueil des nouveaux membres de l’équipe, analyse les budgets et fait des recommandations d’optimisation.

Le / la spécialiste en procédés administratif assure la coordination des projets sous sa responsabilité et travaille de concert avec les membres de l’équipe et les gestionnaires pour la mise en place de procédures d’optimisation de la communication dans la DA.

Tâches spécifiques

Gestion de plaintes par le biais de partenaires

  • En collaboration avec le conseiller en communication associé au dossier ainsi que les directeurs concernés, traite les demandes en provenance du Bureau du sous-ministre et rédige les réponses appropriées.
  • En collaboration avec les directeurs concernés, traite les demandes en provenance de l’Office québécois de la langue française.
  • Processus administratifs avec les fondations

  • Veille à la préparation des états financiers et au renouvellement des titres légaux des Fondations des anciens CSSS dans les délais prescrits.
  • Assiste aux rencontres des CA des anciens CSSS, rédige des comptes rendus et s’assure des suivis.
  • Gère les demandes annuelles et ponctuelles en lien avec l’adjointe au PDG : cueillette des besoins, rédaction des documents et liens avec les partenaires philanthropiques.
  • Coordonne les liens avec les fondations lors de levées de fonds : gestion des listes d’envoi et du renouvellement des contrats de sollicitation, rédaction de lettres.
  • À l’occasion, gère des événements.

  • Propose un plan de reconnaissance et réalise les activités de visibilité (visites d’installations, préparation d’activités de remerciements, installation de plaques).
  • Tâches spécifiques en lien avec les processus administratifs de la DA

    Tableau de bord et Station visuelle opérationnelle (SVO)

  • Pilote la mise en place et la mise à jour du système de gestion des demandes de services de la DA des communications internes et des relations publiques : cueillette et analyse des besoins, recherche de plateforme performante et adaptée, implantation et vigie d’une utilisation efficace.
  • Créé et met à jour des données nécessaires à la tenue des tableaux de bord de la DA des communications et des relations publiques.
  • Met à jour des informations nécessaires à la tenue de la SVO.
  • Exerce des activités d’analyse, de révision, d’évaluation et d’amélioration des processus de gestion en lien avec la SVO.
  • Gestion des processus administratifs en lien avec la gestion de l’équipe

  • Analyse périodiquement les budgets de la DA des communications internes et des relations publiques, fait des recommandations aux gestionnaires pour leur optimisation.
  • Prend en charge le processus d’accueil des nouveaux membres de l’équipe et veille à son bon déroulement.
  • Évalue hebdomadairement les besoins de communication et rédige et fait approuver l’infolettre Intercom.
  • Planifie, organise et dirige les activités dont il a la responsabilité.
  • Effectue toutes autres tâches demandées par son supérieur dans le cadre de ses fonctions.
  • Devoirs et responsabilités relatives à la sécurité

    Au CIUSSS de l’Est-de-l’île-de-Montréal, la sécurité des usagers, résidents, employés, médecins, stagiaires et bénévoles est de première importance.

    Afin d’assurer la sécurité de tous, les employés, médecins, stagiaires, bénévoles et personnes liées par contrat de service appelés à travailler ou contribuer dans le processus de prestation des soins et services ont des obligations et des responsabilités relatives à la sécurité.

    À ce titre, le CIUSSS de l’Est-de-l’île-de-Montréal s’attend à ce que chacun d’eux s’acquitte des responsabilités suivantes :

  • Prendre les moyens nécessaires et pertinents dans le cadre de leur fonction afin de ne pas compromettre leur propre sécurité, la sécurité des usagers, des résidents, des familles, des visiteurs ou des collègues.
  • Respecter les politiques et procédures relatives à la sécurité et à la qualité des soins, et ce, afin d’assurer une saine gestion des risques, telles la politique de prestation sécuritaire des soins et services de santé, la politique de double identification de l’usager, la politique relative à la carte d’identité, la procédure de déclaration des incidents et des accidents, etc.
  • Respecter et appliquer les normes, les bonnes pratiques ou méthodes de travail pertinentes à leur fonction qui ont un impact sur la sécurité, telles que l’utilisation des principes de déplacement sécuritaire des bénéficiaires, la protection des mots de passe informatique, l’administration sécuritaire des médicaments, le protocole d’utilisation exceptionnelle des mesures de contrôle, etc.
  • Respecter les procédures lors de mesures d’urgence telles les procédures d’intervention en situation d’agressivité ou de violence, lors de fugue de patient, lors d’incendie, etc.
  • Respecter et appliquer les mesures d’hygiène de base et de prévention et contrôle des infections.
  • Signaler à leur supérieur immédiat (ou à un gestionnaire en responsabilité) ou déclarer, le cas échéant, les incidents et les accidents impliquant un usager, visiteur, les biens de l’usager ou ceux de l’établissement, y compris le signalement de tout appareil défectueux.
  • Suggérer ou appliquer les mesures préventives et correctives suite à des évènements ou lorsque des situations à risques surviennent.
  • Collaborer à toute enquête interne ou externe en matière de gestion des risques.
  • Participer, le cas échéant, à une démarche de divulgation faite au patient, à un résident ou à son représentant suite à un accident.
  • Qualifications

  • Doit détenir un baccalauréat en sciences de l'administration, en sciences humaines, en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée.
  • Doit maîtriser la suite Office 360.
  • Toutes formations ou expériences de travail en lien avec la recherche, l’analyse ou la conformité des données constituent un atout important.
  • Doit réussir les tests de bureautique suivants : Word de niveau intermédiaire, Excel de niveau intermédiaire, français de niveau intermédiaire, 30 mots / minute au niveau de la vitesse au clavier.
  • Être adéquatement vaccinés contre la COVID-19, à moins de contre-indication à cet effet.

    Compétences requises

  • Capacité d’appuyer les équipes en période de changement et faciliter la transition provoquée par ceux-ci ;
  • Axé sur la qualité des services offerts à la clientèle et sur l’atteinte des résultats ;
  • Doué pour le travail d’équipe et la gestion participative ;
  • Axée sur la collaboration et le partenariat ;
  • Capacité à gérer simultanément différents dossiers selon des échéanciers serrés ;
  • Habiletés en relation interpersonnelle et facilité à travailler en équipe ;
  • Possède un leadership d’influence (rôle-conseil) ;
  • Fortes habilités communicationnelles ;
  • Respect de l’éthique et des valeurs de l’organisation ;
  • Excellent jugement et grande rigueur ;
  • Sens politique, tact et doigté.
  • Notre organisation offre de nombreux avantages intéressants :

  • 4 semaines de vacances après 1 an de service ;
  • 5 jours de congé mobile relié au lieu de travail actuel du poste ;
  • Un régime de retraite généreux à prestations déterminées ;
  • 9,6 jours de congé maladie par année qui sont remboursés si non utilisés ;
  • 13 congés fériés payés par année ;
  • Station de métro Radisson à 10 minutes de marche ;
  • Place de stationnement ;
  • Assurances collectives complètes (soins, soins dentaires, assurance vie, assurance salaire, assurance voyage );
  • Cafétéria et salle de gym ;
  • Possibilité de faire du télétravail.
  • Viens nous rejoindre au CIUSSS de l'Est

    Report this job
    checkmark

    Thank you for reporting this job!

    Your feedback will help us improve the quality of our services.

    Apply
    My Email
    By clicking on "Continue", I give neuvoo consent to process my data and to send me email alerts, as detailed in neuvoo's Privacy Policy . I may withdraw my consent or unsubscribe at any time.
    Continue
    Application form