Facilities Coordinator
5d ago

This position is responsible for supporting all INVIVA facilities, acting as the daily contact for INVIVA clinics and ensuring a seamless customer service oriented approach to facility related questions and requests.

This will include periodic inspections of clinics, vendor management and execution, and follow up on requests for facility services that keep our sites operational, functional, and efficient.

The Facilities Coordinator is also responsible for the proper set up of new clinics and dismantling closed clinics. A high level of independent thought and multi-

tasking is required for this role.

Section A - Specific Responsibilities

Duties and responsibilities generally include but are not limited to :

  • Assist and support facilities and maintenance projects, programs and initiatives.
  • Respond and provide support to clinic level operations team in resolving all facilities and maintenance issues.
  • Assist in the development of critical paths and the roll out of all related projects and programs.
  • Assist with maintaining, negotiating and executing national facilities contracts and monitoring contract renewals.
  • Update and maintain manual and automated information in all related databases.
  • Identify and recommend opportunities for the improvement of processes and performance.
  • Comply with all Health & Safety policies and requirements.
  • Conduct premise analysis including; monitoring costs and facility maintenance requirements.
  • Work with team members to identify and respond to any emergency facility related issues.
  • Help support facility specific cost savings targets to contribute to the account achieving significant savings.
  • Implement preventive, ongoing and anticipated maintenance / repair programs.
  • Continuously strive to improve processes for the team and provide administrative support.
  • Ensure equipment is maintained per the regular maintenance schedule.
  • Coordinate with vendors to maintain knowledge on all products, discontinuations, replacements and backorders.
  • Section B - General Responsibilities

  • Monitor vendor performance and notify Senior Management when service levels are not being met.
  • Ensure backup vendors or products are in place in the event of stock shortages.
  • Demonstrate the ability to adapt and influence the teams in order to effectively lead and manage change.
  • Identify and coordinate activities with nursing, and senior management, while collaborating with other department Managers to share information formally and informally.
  • Follow all McKesson Canada Guidelines, Policies and Procedures as they relate to general policies, IT policies.
  • Other duties as required.
  • Section C - Position Requirements

  • Degree or diploma in business administration, or equivalent purchasing experience.
  • 2 or more years' previous operational or customer service environment, with proven leadership abilities.
  • Strong communication skills, ability to manage client relationships with a proven track record of exceptional customer service.
  • Advanced knowledge of Microsoft Office.
  • Ability to identify key issues; creatively overcome internal challenges or obstacles.
  • High level of integrity, confidentially, and accountability.
  • Sound planning and execution skills, as well as the ability to make sound decisions in a timely manner
  • A valid driver's license to meet travel requirements.
  • Up to 50% travel.
  • Le titulaire du poste est responsable d’apporter son soutien à tous les établissements d’INVIVA, d’agir en tant que contact quotidien pour les cliniques INVIVA et d’assurer une approche axée sur le service à clientèle harmonieux pour des questions et des demandes liées aux établissements.

    Cela inclut des inspections périodiques des cliniques, la gestion des fournisseurs et l’exécution, ainsi que le suivi des demandes de services aux établissements qui maintiennent nos sites opérationnels, fonctionnels et efficaces.

    Le coordonnateur des établissements est également responsable de la mise en place adéquate de nouvelles cliniques et du démantèlement des cliniques fermées.

    Ce poste nécessite un haut niveau de réflexion indépendante et une capacité à gérer des tâches multiples.

    Section A Responsabilités spécifiques

    Les tâches et responsabilités incluent habituellement, mais sans s’y limiter :

  • Aider et soutenir les établissements ainsi que les projets, programmes et initiatives d’entretien.
  • Répondre et apporter un soutien à l’équipe des opérations au niveau de la clinique pour résoudre tous les problèmes liés aux établissements et à l’entretien.
  • Aider à la mise au point d’étapes cruciales et au déploiement de tous les projets et programmes connexes.
  • Aider au maintien, à la négociation et à l’exécution des contrats des établissements à l’échelle nationale et effectuer le suivi des renouvellements de contrats.
  • Mettre à jour et gérer les informations manuelles et automatisées dans toutes les bases de données associées.
  • Trouver et recommander des possibilités d’amélioration des processus et du rendement.
  • Respecter toutes les politiques et exigences relatives à la santé et à la sécurité.
  • Effectuer l’analyse des lieux, y compris la surveillance des coûts et des besoins d’entretien des établissements.
  • Travailler avec les membres de l’équipe pour cibler les problèmes liés aux établissements d’urgence et les résoudre.
  • Aider à prendre en charge les objectifs de réduction des coûts propres aux établissements pour contribuer à réaliser des économies considérables sur le compte.
  • Mettre en œuvre des programmes d’entretien et de réparation préventifs, continus et anticipés.
  • S’efforcer continuellement d’améliorer les processus pour l’équipe et fournir un soutien administratif. S’assurer que l’équipement est entretenu conformément au calendrier d’entretien régulier.
  • Se coordonner avec les fournisseurs pour maintenir ses connaissances sur tous les produits, les fins de série, les remplacements et les commandes en attente.

    Section B Responsabilités générales

  • Surveiller le travail des fournisseurs et informer la haute direction lorsque les niveaux de service ne sont pas satisfaisants.
  • S’assurer que les fournisseurs ou les produits de secours sont en place en cas de rupture de stock.
  • Démontrer une capacité à s’adapter et à influencer les équipes afin de diriger et de gérer efficacement le changement.
  • Trouver et coordonner des activités avec les soins infirmiers et la haute direction tout en collaborant avec d’autres chefs de service pour partager des informations de façon formelle et informelle.
  • Suivre toutes les directives, politiques et procédures de McKesson Canada concernant les politiques générales et les politiques informatiques.
  • Autres tâches au besoin.
  • Section C Exigences du poste

  • Diplôme en administration des affaires ou expérience équivalente dans les achats.
  • 2 ans d’expérience ou plus dans un environnement opérationnel ou de service à la clientèle de même que des compétences de leadership éprouvées.
  • Solides compétences en communication, aptitude à gérer les relations avec la clientèle et expérience démontrée en service à la clientèle.
  • Connaissance approfondie de Microsoft Office.
  • Capacité à cerner les problèmes clés; surmonter de manière créative les défis ou obstacles internes.
  • Niveau élevé d’intégrité, de confidentialité et de responsabilité.
  • Bonnes compétences en planification et en exécution, ainsi que la capacité de prendre de bonnes décisions en temps opportun.
  • Un permis de conduire valide est requis pour répondre aux exigences de déplacement.
  • Jusqu’à 50 % du temps consacré aux déplacements.
  • McKesson is an equal opportunity employer.The material contained herein is provided for informational purpose only. All open jobs offered by McKesson on this recruitment system are subject to specific job skill requirements.

    The job skill requirements, qualifications, and preferred experience are determined by a subsidiary, office or department within the company which is offering the position, and all positions are subject to local prevailing employment laws and restrictions.

    This would include immigration laws pertaining to work authorization requirements and any other applicable government permissions or compliance.

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    McKesson is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce. We encourage applications from all qualified individuals and will accommodate applicants' needs, up to the point of undue hardship, throughout all stages of the recruitment and selection process.

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