Coordonnateur, Relations clients
Ivanhoé Cambridge
Montréal, QC
13d ago

Ivanhoé Cambridge développe et investit dans des propriétés, des projets et des sociétés immobilières de grande qualité, qui façonnent la trame urbaine des villes dynamiques à travers le monde.

Elle le fait de manière responsable, avec une vision à long terme, afin de générer des rendements optimaux ajustés au risque.

Ivanhoé Cambridge s’engage à créer des espaces vivants qui favorisent le bien-être des gens et des communautés, tout en réduisant son empreinte écologique.

Verticalement intégrée au Canada, Ivanhoé Cambridge s’associe ailleurs dans le monde à des partenaires stratégiques et à des fonds immobiliers d’envergure qui sont des chefs de file dans leurs marchés.

Par l’entremise de filiales et de partenariats, elle détient une participation dans plus de 1 000 immeubles, principalement dans les secteurs résidentiel, des bureaux, des centres commerciaux et de la logistique.

Ses actifs s’élevaient à plus de 60 G$ CA au 31 décembre 2017. Ivanhoé Cambridge est une filiale immobilière de la Caisse de dépôt et placement du Québec ( cdpq.

com), l’un des plus importants gestionnaires de fonds institutionnels au Canada. Pour plus de renseignements, visitez : ivanhoecambridge.com .

Des défis à la hauteur de vos talents!

Dans l’exécution de ses fonctions le titulaire devra assurer un excellent service à la clientèle, coordonner les besoins d’aménagement des locataires, contrôler la qualité des services offerts par les fournisseurs et superviser l’exécution des contrats.

Il devra aussi assister son supérieur immédiat dans l'accomplissement de ses fonctions. Les principales responsabilités incluent :

Expérience client lors des arrivées et des départs

  • Assurer le lien entre les locataires et les différents services internes lors de l’exécution de travaux d’aménagement de locataires dans le respect des baux (participation aux réunions de chantiers);
  • Effectuer les tâches de coordination de l’arrivée et du départ des locataires selon le processus move-in / move-out , dont envoyer les avis d’arrivée et de départ, recevoir des certificats d’occupation et d’assurance (incluant leur renouvellement) et s’assurer que les nouveaux locataires soient dans le répertoire électronique (et faire les modifications selon les demandes);
  • Gérer les besoins spéciaux découlant des relocalisations des locataires, à la demande du service de construction.
  • Expérience client au quotidien

  • Procéder aux appels de service, superviser le suivi du rapport journalier et analyser les demandes de service afin de voir au maintien et à l’amélioration des indicateurs de performance;
  • Envoyer et préparer les soumissions adressées aux locataires et en effectuer le suivi ;
  • Coordonner divers projets avec les locataires ou les fournisseurs, du début à la fin;
  • Analyser, préparer et présenter toutes demandes de prestations de service additionnelles et en coordonner la facturation;
  • Faire l’inspection régulière des espaces vacants disponibles à la location, coordonner et superviser les demandes de réparations et d’entretien afin de maintenir ces espaces dans le meilleur état possible en tout temps.
  • Communication

  • Coordonner la signalisation du complexe dans les espaces communs et les ascenseurs, son maintien et sa mise à jour ainsi que les demandes de signalisation des locataires dans les espaces communs;
  • Coordonner le suivi des plaintes de la clientèle avec les divers départements organismes, ainsi que locataires impliqués.
  • Assurer un retour aux clients sur les mesures prises et la résolution de l’évènement à la satisfaction des parties, et ce, dans les plus brefs délais ;
  • Être le soutien à la gestion de la boite courriel Relation Client et des demandes d’accès;
  • Être le soutien à la rédaction des avis aux locataires, s’assurer de la distribution de ceux-ci selon l’échéance ou les besoins et être le soutien à la coordination de l’installation d’avis dans les ascenseurs.
  • Administration, environnement et autres tâches

  • Fournir un support administratif dans ses dossiers tels que la rédaction, correspondance, ouverture de dossiers, rédaction de rapports, rapport de dépenses, etc.;
  • Collaborer dans l’exécution des budgets;
  • Vérifier et procéder au paiement de factures, et autres tâches en comptabilité;
  • Assister et soutenir activement son supérieur, dans l’implantation des initiatives environnementales et dans le maintien des accréditations LEED, BOMA BEST et autres;
  • Compiler et établir des statistiques sur le recyclage et le compostage des matières résiduelles;
  • Être le soutien à la coordination les inscriptions des occupants pour l’utilisation des Vestiaires / Douches;
  • Tenir l’inventaire et faire l’attribution des espaces d’entreposage et coordonner la location des espaces d’entreposage de ses immeubles (assistance aux conseillers en location, négociations, demandes de rédactions au service juridique, signatures des ententes);
  • Remplacer à la réception lorsque nécessaire;
  • Accomplir toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur immédiat ou nécessitées par ses fonctions.
  • Connaissances et aptitudes requises

  • DEC en technique administrative, diplôme universitaire ou autre formation jugée pertinente;
  • 4 à 5 années d'expérience pertinente reliées à la gestion de contrats de service, à la gestion des plaintes, la gestion immobilière, au service à la clientèle, en comptabilité et / ou en gestion de projets;
  • Connaissance des baux, un atout;
  • Capacité démontrée à établir et entretenir des relations d’affaires de qualité;
  • Esprit d’équipe et désir marqué d’amélioration continue de la qualité;
  • Autonomie, aptitudes d’organisation, de planification et de gestion d’échéanciers multiples;
  • Aptitude et intérêt à travailler avec des données financières;
  • Excellent français et anglais parlé et écrit;
  • Maîtrise des outils Office et connaissance du système d’exploitation JDE, un atout.
  • Si ce défi vous intéresse, faites-nous parvenir sans tarder votre curriculum vitae!

    Vous avez tout à gagner

    En travaillant chez Ivanhoé Cambridge, vous aurez droit à des avantages sociaux et à un régime de retraite parmi les meilleurs de l’industrie.

    Grâce à nos nombreux programmes axés sur la santé et le mieux-être, vous pourrez concilier travail et vie personnelle et combler votre envie d’implication sociale, tout en maintenant de saines habitudes de vie.

    Vous aurez de nombreuses occasions de développer vos compétences et de vous épanouir professionnellement, au Canada ou ailleurs dans le monde.

    Nos efforts pour créer un cadre de travail exceptionnel, où nos employés peuvent donner le meilleur d’eux-mêmes, ont valu à Ivanhoé Cambridge de figurer parmi les 50 Employeurs de choix , les 100 meilleurs employeurs et les 10 cultures d’entreprise les plus admirées à travers le Canada .

  • L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin d’alléger la lecture du texte et n'a aucune intention discriminatoire.
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