Administrative Proceedings Specialist
Hôpital général juif
Côte-des-Neiges-Notre-Dame-de-Grâce , Canada
3d ago

Job Status : Permanent- Full time

Number of days : Work Shifts :

Work Shifts : Work Schedule :

Work Schedule :

Length of Assignment :

Job Category :

Administrative and Office Personnel (Admin. Agent, Admin. Tech., Doc. Tech., Admin. Proc. Specialist, etc.)

Number of positions available :

Posting Start Date : 2020-09-15

Posting End Date : 2020-09-20

Salary scale : Job Description :

Job Description :

SOMMAIRE DES FONCTIONS

Sous L’autorité de l’Adjointe à la directrice de la qualité, évaluation, performance et éthique (DQIEPE) volets qualité, risques, agrément, expérience usager, éthique et Planetree, la personne titulaire planifie, gère et réalise la révision de processus ainsi que l’accompagnement à l’implantation des recommandations, dans le cadre des transformations en cours.

Elle participe à l’amélioration continue des processus et à l’accroissement de la performance. Elle participe activement au soutien et à l’accompagnement des gestionnaires et des membres de l’équipe de la DQIEPE et des partenaires associés aux initiatives attitrées dans l’implantation des pratiques et changements liés par les processus ciblés et assure de capter et documenter les suivis et les résultats.

De plus, elle agit à titre d’expert conseil en démarches, méthodologies et outils associés à la révision des processus, l’amélioration continue de la qualité et de l’expérience usager.

La personne :

  • Analyse les besoins selon les meilleures pratiques en amélioration continue;
  • Élabore et fournit le soutien et les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs et / ou cliniques dans le but d’améliorer le fonctionnement des services et initiatives attitrés;
  • Au besoin, peut participer et agir comme chargé de projet dans le cadre de démarches priorisées par la DQIEPE;
  • Accompagne le client et soutien les diverses équipes dans le déploiement et les suivis des divers projets;
  • Participe à la planification et à la facilitation d’ateliers ou de rencontres pour améliorer la performance des processus administratifs et / ou cliniques;
  • Anime les rencontres requises et est un facilitateur des démarche d’amélioration;
  • Développe avec les personnes impliquées, des processus ciblés qui répondent aux exigences de la transformation et de la performance recherchée;
  • Supporte ou assure la mise en place de mesures d’optimisation principalement centrées sur la révision des processus, le développement d’approches en mode de gestion de projet et la production et l’analyse des données liées avec l’évolution et la réalisation de la planification stratégique de l’organisation;
  • Supporte les gestionnaires et l’équipe dans l’élaboration d’un plan, sa mise en œuvre et dans les démarches de communication des projets;
  • Assiste l’Adjoint(e) à la DQIEPE, dans certaines tâches administratives liées à la gestion et au fonctionnement du bureau;
  • Participe à l’élaboration des rapports, des présentations, plans d’action et assure la mise en place de mesures nécessitant améliorations.
  • Soutien la démarche d’amélioration continue de la DQIEPE et de l’organisation et effectue les suivis requis.
  • Participe aux activités de sensibilisation, de formation et d’information selon les besoins.
  • Elle participe également au développement, à l'implantation et à l'évaluation des programmes et activités d'amélioration continue de la qualité, de gestion des risques, d’expérience usager et Planetree de la DQIEPE et du CIUSSS.
  • Elle collabore à toutes les activités liées à la démarche et au suivi d’agrément. Elle assure le suivi des diverses recommandations, des audits qualité, des visites ministérielles, des plans d’amélioration.

  • Au sein de la DQIEPE, participer au développement des outils d’évaluation, d’animation et d’analyse à l’attention des responsables des équipes qualité et en assurer leur appropriation et utilisation;
  • Participer aux activités reliées aux sondages et soutenir l’analyse des résultats et les décisions de mises en œuvre;
  • Soutenir les SAC dans l’animation des équipes qualité et des activités annuelles au besoin;
  • Collaborer à la mise à jour du système de suivi intégré des plans d’amélioration et recommandations découlant des démarches d’amélioration continue;
  • De plus, elle assure le suivi de la mise en place des actions en fonction des priorités du plan d’amélioration et des indicateurs en matière de qualité des services.
  • Elle contribue à la démarche d’évaluation de la satisfaction de la clientèle et expérience-usager à toutes les étapes de sa réalisation. Elle réalise des projets

    qualité et tient une vigie par rapport aux nouvelles normes / exigences et certifications.

  • Entretien les bases de données, fichiers informatisés du secteur, effectue les extractions requises et l’exploitation des données.
  • Participe à la planification et à l’organisation d’activités promotionnelles de son secteur et participe aux réunions pertinentes;
  • Agit à titre de facilitateur, d’agent de changement et d’accompagnateur auprès des partenaires responsables des interventions d’amélioration et au maintien de la certification;
  • Participe à l’orientation et la supervision de stagiaires, bénévoles et employés du secteur.
  • Accomplit toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.
  • CULTURE DE SÉCURITÉ DES USAGERS ET LES RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES INTERVENANTS ET DES GESTIONNAIRES

    Le rôle à jouer de chacun en matière de sécurité varie selon le poste occupé. Toutefois, certaines responsabilités s’appliquent à tous :

  • Maintenir un environnement sécuritaire pour les patients, le personnel et les visiteurs;
  • Garder votre environnement de travail propre et sécuritaire;
  • Appliquer les mesures appropriées de base pour le lavage des mains;
  • Appliquer les directives pour la prévention et le contrôle des infections;
  • Signaler le matériel défectueux et toute situation à risque;
  • Informer votre supérieur de tout incident ou accident dont vous êtes témoin et compléter un formulaire AH-223 ;
  • Participer aux exercices de feu et aux procédures d’évacuation qui s’appliquent à votre secteur de travail ; Connaître et appliquer le plan des mesures d’urgence;
  • Assurer l’intégrité et la confidentialité des données et de l’information contenues dans les dossiers.
  • GESTION DE LA QUALITÉ DE VIE AU TRAVAIL, DE LA SANTÉ ET LA SÉCURITÉ

    L’employé(e) est responsable de favoriser la qualité de vie au travail et la santé et sécurité en milieu de travail afin de créer un climat de travail sain.

    Requirements :

    EXIGENCES ACADÉMIQUES

  • Doit détenir un baccalauréat en sciences de l’administration ou dans une autre discipline universitaire telle que génie industriel, génie biomédical, etc.
  • ou détenir une évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le ministère compétent;
  • Une formation académique en gestion de projet, en gestion de la qualité, gestion de la santé ou en gestion des risques constitue un atout.
  • Détenir une formation de niveau 2ième cycle en gestion de la santé, de la performance ou amélioration continue représente un atout.
  • CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE

  • Expérience en gestion des risques, en amélioration continue de la qualité et de l’expérience usager, en agrément et Planetree constitue un atout;
  • Posséder une certification ceinture verte (Lean Six Sigma) constitue un atout ;
  • Maîtrise de l’environnement Windows et outils tel que VISIO et Excel particulièrement ;
  • Connaissance du processus de gestion du changement et des outils de résolution de problèmes, un atout ;
  • Bilingue : français et anglais.
  • COMPÉTENCES CLÉS

  • Communication interpersonnelle ;
  • Coaching;
  • Souci de la qualité,
  • Tolérance au stress;
  • Analyse et résolution de problèmes;
  • Adaptation au changement.
  • Comments :

    We thank all those who apply, however only those selected for an interview will be contacted.

    If your work experience has changed since your last visit, be sure to attach your resume to assert your entire career path.

    If you are applying for a mobile device (smartphone, tablet), you will receive an acknowledgment email asking you to go update your CV for your application to be considered.

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