Local Administrator
Ericsson
Montréal, QC,Canada
4d ago
source : MNC Jobs

Date : May 20, 2020

Our Exciting Opportunity :

Are you a strong Administrative Assistant, with extensive experience providing support to management? Do you have a desire to support a global company that has an overall impact technologically?

Ericsson’s One Network is the place. We are a technology acceleration unit, designed to innovate, move fast and change the world as a startup, funded by Ericsson.

In other words, we have the best of both worlds : the excitement of a startup and the impact of a market leader. We're looking for the best and the brightest, do you think you are up for it?

We are looking for an experienced administrator to prioritize, coordinate, and lead events for the local office. You will provide a high degree of administrative support and service to managers, leadership teams, and where applicable, to other team members.

In this role, you will :

  • Lead and support the local team with day-to-day administrative tasks and the use of Ericsson administrative tools & other general tools
  • Support with international travel arrangements including but not limited to flights, transportation, hotels, etc.
  • Handle Executive expense reports, invoice payments, tax activities, etc.
  • Coordinate meetings within and outside of Ericsson by networking with other admins
  • Plan and organize internal and external e.g. events, meetings, workshops, training for all departments
  • Handle all HR / ITM / IT related administration and other Occupational Health and Safety activities
  • Coordinate the agenda, materials, and notes from team meetings, follow up on action points and be an active member within the team
  • Support in crafting communication to / from the heads of units, both internally and externally
  • Continuously shoot for efficiency, improvements, and accomplishments in service delivery
  • To be successful, you have :

  • Proven experience as an assistant supporting a large corporation or organization with all levels of leadership
  • Full comprehension of office management systems and procedures
  • Computer proficiency in Outlook, Word, PowerPoint, Excel and other software, preferably in Concur, SAP and conference equipment
  • Proactive and forward-thinking
  • Flexibility and comfort with working with deadlines and budget restraints
  • Proficiency in English
  • Outstanding planning and time management skills
  • The ability and desire to maintain discretion and confidentiality
  • Service skills and ability to work in a customer-facing environment
  • Excellent in-person, phone, and email interpersonal skills
  • You also have :

  • A positive attitude and willingness to support the business as needed
  • Experience of working in a complex global environment with planning across multiple time zones
  • Ability to multitask and prioritize daily workload
  • Why Ericsson : We work in an industry where new opportunities are emerging every day. And as these new opportunities emerge, we see the potential to make a difference.

    Across 180+ countries, we have a culture that respects and supports your ambitions, in alignment with our values of Respect, Professionalism and Perseverance.

    Ericsson is extremely focused on learning and development, supports mobility and flexible working hours. We are also committed to diversity and inclusion and to be a responsible and relevant driver of positive change.

    We also offer some awesome benefits, amazing career development and training programs to provide an empowered career in a connected world.

    Assistant(e) admin. du Responsable du réseau The One Network (TON) / ENOC Lieu : Playa Vista (West Los Angeles), Californie

    Une excellente opportunité :

    Vous êtes un(e) assistant(e) administratif(ve) expérimenté(e) et vous avez déjà assumé des tâches de soutien à la gestion ?

    Vous souhaitez contribuer à la réussite d’une entreprise mondiale qui a un impact global sur le plan technologique ? Ericsson’s One Network répond à vos critères.

    Nous représentons une unité d’accélération technologique, conçue pour innover, agir vite et changer le monde en tant que startup, financée par Ericsson.

    En d’autres termes, nous tirons profit du meilleur des deux mondes : l’enthousiasme d’une start-up et l’impact d’un leader du marché.

    Nous sommes à la recherche des meilleurs talents, des effectifs les plus brillants, pensez-vous que vous en faites partie ?

    Nous recherchons un(e) candidate capable d’établir les priorités, coordonner et diriger les activités du bureau local. Vous apporterez un soutien de qualité irréprochable et un service administratif aux cadres dirigeants, aux équipes de direction et, le cas échéant, aux autres membres de l'équipe.

    Vos responsabilités seront les suivantes :

  • Diriger et soutenir l’équipe locale dans les tâches administratives quotidiennes et l’utilisation d’outils administratifs Ericsson ainsi que d’autres outils généraux.
  • Organiser les déplacements internationaux, y compris, mais sans s'y limiter, les vols, les transports, les hôtels, etc.
  • Gérer les notes de frais des cadres dirigeants, le paiement des factures, les activités fiscales, etc.
  • Coordonner les réunions à l’interne et à l’externe d’Ericsson en interagissant avec les autres assistant(e)s.
  • Planifier et organiser des événements internes et externes, par exemple des manifestations, des réunions, des ateliers, des formations pour tous les services.
  • Gérer toutes les activités administratives liées aux RH / GTI / TI et autres activités liées à la santé et à la sécurité au travail.
  • Coordonner l'ordre du jour, les documents et les notes des réunions de l'équipe, assurer le suivi des points d'action et devenir un membre actif de l'équipe.
  • Contribuer à l'élaboration des communications à destination / en provenance des Responsables de départements, tant au niveau interne qu'externe.
  • Viser continuellement l'efficacité, le perfectionnement et les résultats dans la prestation de services.
  • Caractéristiques du candidat idéal :

  • Expérience éprouvée en tant qu’assistant(e) au sein d’une grande entreprise ou une organisation comprenant différents niveaux de leadership.
  • Compréhension approfondie des systèmes et des procédures de gestion administrative.
  • Maîtrise des outils informatiques Outlook, Word, PowerPoint, Excel et autres logiciels, de préférence Concur, SAP et matériel de conférence.
  • Proactif / ve et visionnaire.
  • Flexibilité et aisance pour travailler dans des délais serrés et avec des restrictions budgétaires.
  • Maîtrise de l'anglais.
  • Excellentes capacités de planification et de gestion du temps.
  • Capacité et volonté de respecter la discrétion et la confidentialité.
  • Compétences en matière de services et capacité à travailler dans un environnement orienté vers le client.
  • D'excellentes compétences interpersonnelles, que ce soit de visu, au téléphone ou par e-mail.
  • Qualités souhaitées :

  • Une attitude positive et la volonté de soutenir l'entreprise en cas de besoin.
  • Expérience professionnelle dans un environnement mondial complexe, ponctué de différents fuseaux horaires.
  • Multitâche et capacité à établir des priorités dans la charge de travail quotidienne.
  • Pourquoi Ericsson ? Nous travaillons dans un secteur où de nouvelles opportunités émergent chaque jour. À mesure que ces nouvelles opportunités se présentent, nous voyons la possibilité de nous démarquer.

    Présents dans plus de 180 pays, nous adoptons une culture qui respecte et soutient vos ambitions, conformément à nos valeurs de respect, de professionnalisme et de persévérance.

    La société Ericsson est extrêmement axée sur l'apprentissage et le développement, soutient la mobilité et les horaires de travail flexibles.

    Nous nous engageons également à promouvoir la diversité et l'inclusion et à devenir un catalyseur responsable et pertinent de changement positif.

    Nous proposons également des avantages considérables, un développement de carrière étonnant ainsi que des programmes de formation visant à occuper un poste autonome dans un monde connecté.

    Do you believe that an organization fostering an environment of cooperation and collaboration to execute with speed creates better business value?

    Do you value a culture of humanness, where fact based decisions are important and our people are encouraged to speak up?

    Do you believe that diverse, inclusive teams drive performance and innovation? At Ericsson, we do.

    DISCLAIMER : The above statements are intended to describe the general nature and level of work being performed by employees assigned to this classification.

    They are not intended to be construed as an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required of employees assigned to this position.

    Therefore employees assigned may be required to perform additional job tasks required by the manager.

    Primary country and city : Canada (CA) Montreal ProdMgtReq ID : 394385

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