Coordonnateur(rice) - Administration
STM
Montreal, CA
19h ago

Description détaillée

Date limite de candidature : indéterminée Numéro de publication : 21432 Statut du poste : Permanent

Oeuvrer en ingénierie, c’est prendre part à l’éclosion de grands projets visant le développement du transport collectif de demain.

C’est aussi :

  • contribuer au développement et au maintien de nos actifs
  • devenir la référence en technologie dans votre secteur d’activité
  • faire partie d’une équipe d’ingénierie de près de 400 personnes de plusieurs spécialités
  • contribuer à un projet de l’étude de faisabilité pouvant aller jusqu’à la réalisation et à la maintenance.
  • agir en tant qu’expert conseil en apportant des solutions innovatrices.
  • avoir une contribution concrète sur la qualité du service à notre clientèle.
  • Principales fonctions

    Sous la responsabilité de la Chef de section - gestion documentaire et secrétariat, le titulaire soutient et conseille la direction en matière d’administration, notamment dans l’organisation des tâches pour les secrétaires, en recommandant, planifiant et supportant la mise en place d’améliorations et / ou changements d’outils, de processus et de procédures impactant le travail de la section.

    Il conçoit, élabore et propose à la direction les stratégies appropriées qui permettront d’assurer l’élaboration des processus, leur déploiement et l’opérationnalisation en matière d’administration et de gestion des documents administratifs.

    Il propose et analyse les scénarios possibles et il est responsable de la réalisation de projets. Il recherche, recommande et met en œuvre les meilleures pratiques dans son domaine d’activité.

    Plus particulièrement, il ou elle :

  • coordonne la réalisation de différents projets pilotés par les professionnels;
  • assure la réalisation de projets d’envergure tels que des projets d’amélioration continue dans le cadre d’une revue des processus et leur harmonisation en ce qui concerne l’administration et les documents administratifs;
  • s’acquitte de tâches complexes;
  • conseille les gestionnaires dans le but de supporter la prise de décision et suggère des opportunités d'amélioration dans son secteur d'activités;
  • conçoit, élabore et assure la mise en œuvre de différents programmes et systèmes. Propose des stratégies de développement dans son secteur d'activité en matière de secrétariat et d’administration, incluant des liens et des interfaces avec la gestion documentaire;
  • réalise et fait le suivi de divers projets, études et analyses;
  • agit comme expert-conseil. Maintient ses connaissances dans son secteur d'activité;
  • participe à des projets de nature corporative touchant les politiques, directives et orientations de son champ d'activité;
  • conçoit et met en œuvre des moyens d'évaluation de performance;
  • exerce une gouverne fonctionnelle sur le personnel professionnel et administratif / technique, notamment les secrétaires;
  • assume toutes tâches et toutes responsabilités inhérentes à sa fonction ou qui peuvent lui être confiées.
  • Écoutez des professionnels passionnés par leur travail? Cliquez ici :

    Exigences

  • Détenir un baccalauréat en administration ou dans une discipline appropriée.
  • Posséder un minimum de 5 années d’expérience pertinente.
  • PARTICULARITÉS DU POSTE :

  • Mandats et environnement de travail
  • Travail avec une équipe d’environ 15 secrétaires dans un contexte de projets, dont l’organisation est matricielle.
  • La direction principale Grands programmes de maintien d’actifs métro (GPMAM) est en transformation avec l’arrivée du télétravail et l’orientation d’un bureau sans papier.
  • Dans le contexte de croissance du GPMAM, il y a lieu de prévoir une planification des besoins en matière de personnel.
  • Il existe un besoin de promotion des bonnes pratiques en administration et d’harmonisation des façons de faire en secrétariat et en gestion des documents administratifs.
  • Connaissances et formations d’appoint
  • Démontrer une bonne capacité de rédaction en français.
  • Compréhension approfondie des besoins et des pratiques informationnelles et administratives dans un contexte du bureau de projets.
  • Compétences technologiques pour le traitement de l'information et des connaissances (SGID).
  • Connaissances en méthodologie de gestion de projet et de budget.
  • Connaissance de la méthodologie DMAIIC ou d’autres méthodes d’amélioration continue.
  • Connaissances ou formation en gestion documentaire, un atout.
  • COMPÉTENCES-CLÉS :

  • Orientation vers la performance
  • Priorisation et organisation
  • Communication
  • Sens politique
  • Influence
  • Travail d’équipe
  • Conditions de travail

    Lieu de travail : 1080, Côte du Beaver Hall et autres lieux de la STM

    Horaire : 36 heures / semaine, de jour entre 6h et 18h

    Salaire : 83 963 $ à 105 003 $

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