Adjoint(e) administratif(ve) - soutien de projets
Spartanium Inc
Saint - Hubert, QC, ca
3d ago

Job Description

Voici un poste à distance.

Sous la direction du chef de projets, le titulaire du poste apporte un soutien administratif à l’équipe de gestion.

  • Effectuer la correspondance administrative relative à la gestion d'un projet de construction.
  • Transférer le dossier de soumission dans l'arborescence;
  • S'assurer de fournir les divers formulaires nécessaires au démarrage du projet aux différents départements concernés;
  • Produire la lettre d’adjudication de contrat;
  • Transmettre la revue de sous-traitance et autres documents au département contractuel;
  • Assurer le suivi de la sous-traitance aux divers intervenants jusqu’à sa signature;
  • Documenter et tenir à jour le cheminement des dessins d’atelier;
  • Produire les procès-verbaux des réunions de chantier et de coordination et les diffuser aux intervenants pertinents;
  • Répertorier les procès-verbaux qui ne sont pas sous notre responsabilité;
  • Effectuer les correspondances requises dans le respect des règles établies;
  • Lorsque mobilisé sur un chantier, prendre part à la mobilisation et à la démobilisation physique du chantier en matière d’ameublement, de fournitures de bureau, de lignes téléphoniques ou Internet, de stationnements, etc.;
  • Tenir à jour l’émission et la révision des plans et devis;
  • S’assurer de la distribution de toute révision aux divers intervenants;
  • Assurer le suivi et la transmission des directives aux divers intervenants;
  • Préparer la présentation des divers changements : EC, BC, IC, BT;
  • Préparer les SCO et les SCA : produire les contrats applicables liés aux régies et valider la nomenclature;
  • Se coordonner avec l’équipe de facturation pour l’émission de la facture;
  • S’assurer d’obtenir tous les documents nécessaires lors de la remise des chèques aux sous-traitants et fournisseurs;
  • Transmettre lesdits chèques selon les instructions reçues;
  • Préparer et transmettre la documentation relative à l’acceptation provisoire et finale;
  • Assurer la préparation des documents de fin de chantier;
  • Archiver le projet dans un délai raisonnable, selon les instructions et règles établies, en y incluant les documents et informations fournis par le surintendant et l’agent de prévention.
  • Informations contractuelles

  • Être titulaire d’un DES ou d’un DEC en secrétariat ou bureautique;
  • Posséder de 2 à 3 ans d’expérience dans une fonction similaire;
  • Connaître le domaine de la construction est un atout;
  • Posséder une bonne maîtrise de la grammaire française;
  • Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office;
  • Être bilingue français et anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est un atout;
  • Être flexible quant à l’horaire (lors des fermetures de soumissions);
  • Avoir la capacité de travailler sous pression avec de courts échéanciers;
  • Faire preuve de polyvalence, d’autonomie, de rigueur et avoir des aptitudes pour le travail d’équipe;
  • Posséder un grand sens de l’organisation.
  • Requirements

    Comprendre les politiques, les procédures et les demandes des courtiers et / ou souscripteurs à la simple lecture des manuels et / ou des demandes effectuées Savoir bien utiliser les outils à votre disposition (sites et outils de recherche internet) Rapidité d’exécution Facilité à travailler en équipe Autonomie et Débrouillardise Capacité d’exécution des tâches sous pression selon l’affluence du moment Facilité d’adaptation aux changements de directives Diplôme d’études secondaires ou d’études professionnelles Connaît bien la suite de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, ) Bilinguisme (atout)

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