Senior Specialist, Program Operations
Mitacs
Toronto, Ontario
6d ago

Do you want to be part of our innovative and entrepreneurial team?

Do you thrive in an entrepreneurial environment and enjoy working in a team atmosphere? Are you an outside the box thinker who strives to implement continuous improvements?

Do you take a strategic approach to your work? Do you enjoy in a fast-paced culture where your opinions are valued and respected?

Mitacs is a national not-for-profit that helps industry and non-profit partners solve strategic challenges by leveraging Canada’s world-class post-secondary talent and a global network of industry, academic, and government partnerships.

Through these collaborations, Mitacs helps business and community partners succeed, improves students’ on-the-job skills development, and strengthens Canada’s world-class innovation ecosystem.

At Mitacs, we strive to develop the next generation of innovators with vital research and business skills. In partnership with domestic and international companies, governments and academia, we support a new economy using Canada’s most valuable resource its people.

To get a better understanding of Mitacs and read more about our values please visit our

Senior Specialist, Program Operations

The Program Operations team is responsible for the efficient operations of all core Mitacs programs and ensuring that participants have a high-quality experience.

Reporting to the Manager, Program Operations, the Senior Specialist, Program Operations, will provide implementation support to Mitacs’s core programs.

Core programs currently include Accelerate, Elevate, Globalink, and Canadian Science Policy Fellowship as well as the associated training activities within each program.

Core programs will change as new pilots are transitioned out of the Pilots team and into the portfolio of this team.

This position will focus on planning and leading the implementation of programs while adhering to a high standard of program delivery.

The Senior Specialist will lead and support continuous improvement in program implementation. The Senior Specialist will work independently and in a team to advance goals as outlined in the departmental operational plan, all the while carrying out daily tasks in delivering globally-recognized programming responding to the most urgent and pressing needs in Canadian innovation.

Key Responsibilities

The Senior Specialist, Program Operations performs core duties related to delivering high-quality service in a client-facing role.

Core responsibilities of the Senior Specialist :

Provide a high standard of customer service : (examples include, but are not limited to)

  • Follow protocols for timely and effective resolution of client inquiries.
  • Provide first-level support in responding to critical, sensitive and emergent client concerns in keeping with issues resolution practices and protocols.
  • Maintain a high level of proficiency in client / customer relations.
  • Identify streamlining opportunities across core programs to ensure clarity throughout programmatic content including email, Web content, marketing collateral and guides.
  • Effectively maintain and disseminate programmatic content : (examples include, but are not limited to)

  • Coordinate updates and continuous improvement of program material including application forms, program guides, participant handbooks, instructional push communication for a range of internal and external audiences.
  • Deliver programmatic components designed to achieve high impact and high standards of excellence : (examples include, but are not limited to)

  • Create workback plans to effectively manage time and resources allocated to projects or program delivery phases to ensure on-schedule and on-task delivery.
  • Lead tasks to achieve milestones and goals outlined in workplans.
  • Liaise effectively with stakeholders, including vendors, academic partners and internal business units to ensure consistent and seamless program delivery.
  • Work within teams, across units and with the Programs Department management team to define and select operational integration and improvement projects in support of service excellence, as outlined in the Operational Plan.
  • Apply project management principles in leading and reporting on operational streamlining and functional integration projects.
  • Skills and Experience :

  • Undergraduate degree preference will be given to Social Sciences and Humanities degrees with specializations in Human Services, Social Services, Diversity Studies, International Studies and / or Adult Education.
  • Minimum 2 years work experience delivering client and stakeholder satisfaction in a fast-paced client services environment with high standards of excellence.
  • Knowledge of and experience with implementing project management principles to deliver and support projects.
  • Innovative self-starter with proven ability to advance solutions that respond effectively to client concerns and build program enhancements.
  • Excellent Microsoft Office skills, with an emphasis on analysis using Excel and experience managing and / or setting up databases.
  • Excellent interpersonal skills required to effectively interact with a range of stakeholders and clients, both internally and externally.
  • Impeccable attention to detail, accuracy and organization skills.
  • Proven capacity to work under high pressure and tight deadlines juggling multiple tasks.
  • Thorough in adhering to corporate processes - possess excellent problem-solving skills and thrive in a demanding and fast-paced environment.
  • French language proficiency is an asset.
  • Mitacs fosters a culture where creativity, innovation, diversity, and inclusion are valued, encouraged and fostered. We offer a comprehensive benefits package and a team-based work environment, and we are proud to be an Equal Employment Opportunity employer.

    All qualified candidates are encouraged to apply; however Canadian immigration laws may dictate that Canadians and permanent residents are given priority.

    Spécialiste principal, Opérations des programmes

    L’équipe des Opérations des programmes veille au fonctionnement efficient de tous les principaux programmes de Mitacs et s’assure que les participants vivent une expérience de grande qualité.

    Relevant de la gestion naire, Opérations des programmes le ou la spécialiste principal, Opérations des programmes appuiera la mise en œuvre des principaux programmes de Mitacs.

    Les principaux programmes incluent présentement Accélération, Élévation, Globalink et Bourse pour l’élaboration de politiques scientifiques canadiennes ainsi que les activités de formation associées à chaque programme.

    Les principaux programmes changeront lorsque de nouvelles initiatives pilotes feront la transition de l’équipe des initiatives pilotes vers les dossiers de cette équipe.

    La personne occupant ce poste travaillera à la planification et à mener la mise en œuvre de programmes tout en se conformant à de hautes normes en matière de prestation de programmes.

    Cette personne mènera et soutiendra l’amélioration continue de la mise en œuvre des programmes. Elle travaillera de façon autonome et en équipe afin de faire progresser les buts tels que décrits dans le plan opérationnel du service, tout en réalisant des tâches quotidiennes pour la prestation de programmation reconnue mondialement qui répond aux besoins les plus urgents et pressants de l’innovation canadienne.

    Principales responsabilités

    Le titulaire de ce poste réalise des tâches principales liées à la prestation de services de haute qualité dans un rôle où il y a un contact avec la clientèle.

    Les principales responsabilités de la ou du spécialiste principal sont :

    Offrir un niveau élevé de service à la clientèle : (des exemples incluent, sans s’y limiter)

  • suivre des protocoles efficaces pour répondre en temps voulu aux questions des clients;
  • fournir un soutien de première ligne pour répondre aux inquiétudes critiques, sensibles et émergentes des clients en respect des pratiques et des protocoles de résolution de problèmes;
  • conserver un haut niveau de compétence en relation avec les clients;
  • identifier les occasions de rationalisation entre les principaux programmes afin d’assurer la clarté dans le contenu des courriels, du site Web, des outils de marketing et des guides liés aux programmes.
  • Entretenir et diffuser efficacement le contenu sur les programmes : (des exemples incluent, sans s’y limiter)

  • coordonner les mises à jour et les améliorations continues des matériaux liés aux programmes y compris les formulaires de demande, les guides des programmes, les cahiers des participants, les outils de communication éducatifs pour une gamme de publics internes et externes.
  • Offrir des composantes des programmes conçues pour avoir un impact et des normes d’excellence élevées : (des exemples incluent, sans s’y limiter)

  • créer des calendriers pour gérer efficacement le temps et les ressources prévus pour les projets ou les étapes de prestation des programmes afin d’assurer la prestation à temps des tâches;
  • mener les tâches pour atteindre les jalons et buts prévus dans les plans de travail;
  • assurer un lien efficace avec les parties prenantes, y compris les fournisseurs, les partenaires postsecondaires et les autres services afin d’assurer une prestation de programme cohérente et transparente;
  • travailler au sein des équipes, avec les diverses unités ainsi que l’équipe de gestion des programmes afin de définir et sélectionner les projets d’intégration et d’amélioration opérationnelle dans une optique d’excellence de service conformément au Plan opérationnel.
  • appliquer les principes de gestion de projet dans la gestion et pour rendre compte par rapport aux projets de rationalisation opérationnelle et d’intégration fonctionnelle.
  • Skills and Experience :

  • Être titulaire d’un diplôme de premier cycle la préférence sera accordée aux diplômes en sciences humaines et sociales avec spécialisation en services à la personne, services sociaux, études de la diversité, études internationales ou andragogie.
  • Posséder au moins deux ans d’expérience dans la prestation de services afin de garantir la satisfaction des clients et des parties prenantes dans un milieu axé sur le service à la clientèle où la cadence est rapide et où les normes d’excellence sont élevées.
  • Avoir des connaissances et de l’expérience dans la mise en œuvre des principes de gestion de projets afin d’assurer la prestation et le soutien à des projets.
  • Faire preuve d’innovation et de débrouillardise, et avoir la capacité de faire progresser des solutions qui répondent adéquatement aux préoccupations des clients et d’élaborer des améliorations aux programmes.
  • Posséder d’excellentes compétences dans l’utilisation de Microsoft Office, notamment pour la réalisation d’analyses à l’aide d’Excel et posséder de l’expérience dans la gestion ou la création de bases de données.
  • Avoir les excellentes compétences en matière de communication interpersonnelle nécessaires afin d’interagir efficacement avec une gamme de parties prenantes et de clients, tant à l’interne qu’à l’externe.
  • Faire preuve d’une attention impeccable aux détails, d’exactitude et de compétences en matière d’organisation.
  • Avoir une capacité avérée de travailler sous pression avec des échéances serrées tout en conciliant plusieurs tâches.
  • Être rigoureux dans la conformité aux processus organisationnels et posséder d’excellentes aptitudes à résoudre des problèmes et à évoluer dans un environnement exigeant où la cadence est rapide.
  • La maîtrise de la langue française est un atout.
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