Secrétaire-réceptionniste
SWIFT Human Resources
Centre-ville, Canada
6d ago

Responsabilités incluent mais ne se limitent pas à :

  • Répondre au téléphone, transférer les appels et prendre les messages;
  • Distribuer le courrier, les faxes, et les courriels;
  • Apposer la date sur toutes les factures;
  • Prendre en charge le service de messagerie et le courrier;
  • Faire des appels de la part du président;
  • Préparer des lettres et des mémos dictés par le Président;
  • Responsable des enregistrements téléphoniques (fêtes, vacances);
  • Responsable de l’inventaire de bureau et achats;
  • S’occuper de bien ranger les fournitures de bureau;
  • Mettre à jour la liste des appels de service à des fins de référence;
  • Imprimer les courriels et y répondre ou les acheminer selon les instructions;
  • Mise à jour de la base de données (agents, fournisseurs, locataires et contacts du Président);
  • Tenir l’agenda du Président;
  • Responsable des dons et leurs factures correspondantes;
  • S’occuper des voyages (hôtel, vol, location de voiture);
  • Faire le suivi des points de voyage;
  • Traiter les demandes de soins médicaux et dentaires;
  • Archiver les documents et, au besoin, mise à jour de la liste d’archives;
  • Envoyer les pamphlets hebdomadaires afin de promouvoir les espaces disponibles;
  • Envoyer les cadeaux de Noël aux agents et aux locataires;
  • Soutien au contrôleur pour les tâches de tenue de livre de base;
  • Soutenir d’autres départements, au besoin;
  • Courses de bureau (occasionnelles);
  • Tâches générales de bureau telles que scanner, classer, faxer, photocopier.

    Exigences : Le candidat idéal :

    Le candidat idéal :

  • Aura le souci du détail, organisé et efficace;
  • Aura une attitude professionnelle;
  • Sera capable de travailler indépendamment, de faire de la gestion de temps et s’occuper de plusieurs tâches en même temps;
  • Sera bilingue français et anglais parlé et écrit;
  • Aura une bonne connaissance de Word, Excel, PowerPoint et Outlook;
  • Le candidat doit être prêt à apprendre de nouveaux logiciels et procédures administratives;
  • Il doit également taper un minimum de 40 mots à la minute;
  • Une formation sera assurée sur un logiciel interne de l’immobilier.

    Une expérience préalable dans le domaine de l’immobilier est un atout.

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