Office Coordinator / Coordonateur de Bureau
Montreal, Quebec
4d ago

The Office Coordinator is responsible for supporting the Office Manager to ensure that the facility is kept in efficient running order on a daily basis.

The Office Coordinator will have strong administrative skills, a pride in the quality of their work and will have the drive and determination to get things done.

The Office Coordinator will work closely with our Runners and the Facilities Team, and reporting to the Office Manager.

Key Responsibilities :

  • Coordinate and monitor all office supplies, kitchen supplies, staff meals and office flowers
  • Ensure that the Runners understand / complete their duties
  • Update all documents (including training manuals) for Runners
  • Maintain petty cash and credit card expense reports
  • Coordinate company sponsored classes, lunchtime production, after hours classes and all other on-site special events and updating company calendar
  • Coordinate any requested video conference / client meetings
  • Coordinate and purchase all branded items
  • Managing the facility and taking part in regular Facilities walk-about to check on any new issues
  • Support and backup for calendar / expenses management
  • Ad hoc tasks as requested by the Office Manager
  • Translation of documents and general admin support to Management.
  • Keeping track and ordering of all inventory
  • Sous la responsabilité de la Responsable de bureau, le coordonnateur de bureau est chargé de veiller au bon déroulement des opérations au sein du studio ainsi qu’au fonctionnement optimal des installations, sur une base quotidienne.

    Il travaille de près avec l’équipe des Runners et le responsable du bâtiment.

    Le coordonnateur de bureau fera preuve de fortes aptitudes administratives et aura le souci du travail bien fait. Il sera investi d’une grande motivation à faire avancer les choses et déterminé à obtenir des résultats.

    Responsabilités clés :

  • Gérer l’approvisionnement du bureau et les relations avec les fournisseurs (inventaires, livraisons, distribution, facturation etc.)
  • Former les runners et superviser leur travail
  • Tenir à jour le Manuel des Runners
  • Administrer une petite caisse et produire le rapport de dépenses
  • Produire les rapports de dépense des notes de frais de crédit
  • Soutien dans la gestion des calendriers et / ou des dépenses
  • Achat et gestion de la marchandise MPC
  • Effectuer des tournées quotidiennes du studio afin de veiller à la propreté des lieux, au bon fonctionnement des installations, à la qualité du travail de l’équipe
  • Toutes autres tâches requises par la Responsable de bureau
  • Traduction de documents et soutien administratif à la direction
  • Vérifier les inventaires et placer les commandes selon les horaires établis
  • Requirements

    With offices all over the globe, MPC is one of the world's leading visual effects studios, creating high-end VFX for the advertising and feature film industries.

    We are constantly looking for the best talent in the world, enthusiastic people that come to work every day with the desire to be a part of some of the best work in the industry.

    Our teams in Montreal, and throughout our global network of studios, produce creative, visually stunning and technically challenging VFX and digital projects of the highest quality, and we are looking for candidates with a desire to be involved in the success of these projects.


  • A minimum of 2 years of admin / coordination experience in a professional environment
  • Demonstrable organizational and time management skills
  • Ability to build and maintain excellent working relationships
  • Ability to problem solve and communicate effectively in a high pressured working environment
  • Strong working knowledge of Microsoft Office / Excel / Outlook
  • Au moins deux ans d’expérience en administration / coordination dans un environnement professionnel
  • Sens éprouvé de l’organisation et de la gestion du temps
  • Capacité à établir et entretenir d’excellentes relations de travail
  • Capacité à résoudre des problèmes et à communiquer efficacement dans un environnement de travail exigent et à haute pression
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