Adjoint(e) administratif(ve)
Boardwalk
Calgary, Alberta
8d ago

Responsabilités du poste :

  • Répondre aux appels téléphoniques et les acheminer en conséquence
  • Accueillir les visiteurs et les diriger vers le personnel approprié
  • Coordonner le courrier et les services de messagerie entrants et sortants
  • Recevoir, trier et distribuer le courrier
  • Évaluer et tenir à jour le stock de fournitures, anticiper la demande en fournitures et passer les commandes en conséquence.
  • S’assurer également de la réception de toute commande.

  • Effectuer l’entretien préventif des appareils pour assurer leur bon fonctionnement, passer les appels de réparation, tenir à jour le stock d’équipements, évaluer les nouveaux équipements et techniques
  • Fournir des informations en répondant aux questions et aux demandes
  • Gérer les multiples projets attribués
  • Préparer les factures et en faire le suivi
  • Aider dans la gestion de la facturation relative à la mobilité, le rapprochement de comptes et la gestion des demandes
  • Effectuer des tâches administratives : classement, dactylographie, photocopie, reliure, numérisation, etc.
  • Assurer les fonctions de la réception
  • Tenir à jour le système de classement informatisé et manuel
  • Manipuler l'information délicate en toute confidentialité
  • Répondre aux demandes faites par courriel, par téléphone ou en personne
  • Exigences en matière de formation et d'expérience :

  • Études postsecondaires et expérience comme réceptionniste, un atout
  • Au moins 2 ans d'expérience en administration et service à la clientèle, souhaitable
  • Exigences techniques :

  • Compétence de niveau intermédiaire de MS Office (Excel, Word, Outlook et PowerPoint)
  • Capacité d'apprendre les programmes informatiques internes
  • Capacité d’apprendre et de s’adapter à différents systèmes informatiques et à toute nouvelle technologie
  • Exigences non techniques :

  • Approche professionnelle et conscience de l'importance de la qualité du service à la clientèle
  • Excellente capacité d'apprentissage et de résolution de problèmes
  • Excellentes compétences en communication orale et écrite
  • Solides compétences en administration portant une rigoureuse attention aux détails
  • Excellentes compétences en planification et en organisation jumelées à la capacité de gérer de multiples tâches et d’établir des priorités
  • Capacité de manipuler des informations délicates et d'en conserver une confidentialité absolue en tout temps avec tact, diplomatie et intégrité
  • Capacité à travailler en mode autonome ainsi qu'en collaboration avec d'autres associés
  • Capacité de gérer de multiples tâches et d’établir des priorités (excellentes compétences en gestion du temps)
  • Attitude positive, enthousiasme et confiance en soi
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