Directeur de l'administration et des opérations
SICOTTE Recrutement
Montreal, Canada
22d ago

Nos clientes, deux agences multiservices, sont à la recherche d’un directeur de l’administration et des opérations, en soutien et développement à leurs opérations.

Le directeur de l’administration et des opérations contribue à toutes les sphères des activités des agences. Le bureau des agences est situé dans le Vieux-

Montréal (métro Champ-de-Mars). Les agences desservies par le directeur de l’administration et des opérations évoluent dans les secteurs de l’événement, du marketing, du recrutement, ainsi que dans l’administration et la promotion d’espaces locatifs.

Elles prônent des valeurs fortes centrées sur l’Accueil et la créativité. Sous la supervision du Président directeur général des agences, le directeur de l’administration et des opérations devra entreprendre et voir à la coordination et gestion des tâches suivantes :

Administration et comptabilité

  • Gestion des comptes de dépenses des gestionnaires et des consultants des entreprises (incluant les feuilles de temps);
  • Mise à jour du tableau global des projets des deux agences en fonction des priorités et budgets des agences et en collaboration avec Président directeur général,

  • Mise à jour des normes d’entreprises des entités des deux agences;
  • Mise à jour de la base de données (ACT) et gestion des listes de contacts des agences;
  • Prise des appels téléphoniques / messages téléphoniques des agences du lundi au vendredi (de 1 à 10 appels téléphoniques par jour);
  • Gestion de l’agenda du pdg, et des rencontres des deux agences;
  • Recherches / liaisons avec les fournisseurs de l’immeuble et des infrastructures des deux agences : consultants externes, les équipes logistiques production / postproduction, et autres fournisseurs;
  • Contribution à la gestion d’autres projets stratégiques des deux agences;
  • Communication avec les clients et les fournisseurs;
  • Saisie de données (Excel et Quickbooks / Simple comptable Sage);
  • Traitement des comptes fournisseurs (cycle complet);
  • Préparation de la facturation (formation donnée sur place);
  • Traitement des comptes clients (cycle complet);
  • Effectuer le suivi des comptes à recevoir et procéder au recouvrement;
  • Traitement des dépôts;
  • Traitement des documents gouvernementaux (déclarations TPS / TVQ mensuelles, DAS, conciliations bancaires mensuelles et autres).

    Communication et marketing

  • Administration et mise à jour, chaque jour, de l’ensemble des réseaux sociaux des agences;
  • Traitement de textes et confection / mise à jour de présentations, rapports, communiqués;
  • Recherches;
  • Rédaction / intégration des textes seulement (90% de la rédaction est fournie) rédaction surtout de vignettes photo;
  • Transmission de communiqués via ACT et lecourrielleur;
  • Participation à des projets marketing internes et externes des agences : sessions photos, tournage, événements.

    Fonctions d’édimestre pour les sites web existants et à venir des agences, et liaisons avec la firme de projets externe.

    Développement des affaires

  • Responsable de la gestion de l’Accueil (physique / téléphonique) au sein des deux agences;
  • Démontrer de l’Audace dans l’accomplissement, chaque jour, de 10 appels / courriels de développement des affaires (objectif de 20 par jour, à compter de la deuxième année);
  • Création de liste de contacts en prévision de la transmission de communiqués promotionnels ;
  • Promotion chaque jour de toutes les entités des deux agences sur les réseaux sociaux.

    Infrastructure

  • Responsable de l’ouverture et de la fermeture des agences (ouverture des portes, système de son, éclairage AM / PM);
  • Responsable du maintien et développement du parc informatique des deux sociétés : réseau informatique, téléphone, ligne 1 800, téléphones cellulaires, photocopieur, ordinateurs, licences;
  • Responsable de la propreté des installations : liaisons avec la maître d’hôtel de la maison, gestion des horaires des fournisseurs (maître d’hôtel, équipe de ménage postproductions).

    Créativité

  • Dans la qualité de l’accueil des clients et partenaires des agences;
  • Dans la pertinence, la recherche, la rédaction, la photographie utilisées dans le cadre de la gestion des réseaux sociaux;
  • Dans la recherche de nouveaux partenaires, fournisseurs, clients, espaces pouvant venir contribuer positivement aux croissances des agences;
  • Exigences

  • Formation universitaire / équivalente polyvalente en marketing;
  • Polyvalence et Amour pour le travail bien fait et souci du détail;
  • Avoir l’Ambition d’évoluer au sein de la société dans un rôle de gestionnaire (Directeur des opérations) dans un avenir rapproché et / ou dès la deuxième année à l’emploi;
  • Capacité de gérer des projets en ordre des priorités / en fonction de la rentabilité des projets;
  • Sens de l’initiative et des Affaires développés;
  • Très bonne forme physique.

    Atouts

  • Connaissances en photographie (espaces, architecture);
  • Connaissance de l’infographie et maîtrise des logiciels Photoshop, Indesign;
  • Connaissances comptables et maîtrise du logiciel Simple Comptable;
  • Expérience / intérêt pour le recrutement et ressources humaines;
  • Expérience dans le recrutement et la gestion de personnel de soutien.

    Avantages

    Deux types de bonifications annuelles offertes :

    a) excellence de la performance / respect des exigences du descriptif de poste (5K)

  • b) développement des affaires (5% par tranche de 100 000$);
  • Formation complète et coaching offerts par la haute direction de l’entreprise;
  • Formation en entreprises des logiciels suivants : ACT, lecourrielleur, Paymo, WordPress;
  • Environnement de travail stable, dynamique et stimulant;
  • Au services de deux firmes reconnues à Montréal et au pays, comme des entités solides et en plein essor.

    Si ce poste vous intéresse, veuillez nous faire parvenir votre curriculum vitae par courriel à info sicotterecrutement.ca

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