Coordonateur de documentation / Documentation Specialist
CAE
Mirabel
13d ago

CAE is a global leader in training for the civil aviation, defence and security, and healthcare markets. Backed by a 70-

year record of industry firsts, we continue to help define global training standards with our innovative virtual-to-live training solutions to make flying safer, maintain defence force readiness and enhance patient safety.

We have the broadest global presence in the industry, with 8,000 employees, 160 sites and training locations in over 35 countries.

Each year, we train more than 120,000 civil and defence crewmembers and thousands of healthcare professionals worldwide.www.cae.com

Coordonateur de documentation (Rive-Nord) / Documentation Specialist (North Shore)

Position Type : Regular

Regular

Role and Responsibilities

English will follow)

Relevant du gestionnaire Assurance qualité et amélioration continue, le spécialiste en gestion de la documentation est responsable du soutien des cadres supérieurs et des gestionnaires, en particulier ceux qui sont responsables de la livraison de la documentation / proposition aux clients.

À cette fin, cette personne appuiera le développement et la livraison de tous les livrables de documents / propositions finaux aux clients conformément aux normes de CAE et maintiendra une gestion de configuration appropriée pour tous.

Cette personne sera également responsable de communiquer avec les gestionnaires sur l'état des livrables.

  • Créer et mettre à jour des gabarits et des procédures de gestion de documents pour la documentation, les propositions, les lettres, les procès-
  • verbaux des réunions, ainsi que les initiatives d’amélioration et de croissance.

  • Mettre en place les éléments de documentation et de propositions, y compris la numérotation des documents, la création de dossiers de bibliothèques, la mise en place des grandes lignes et des sites SharePoint.
  • Réviser la documentation, y compris le formatage, la présentation des tableaux, des graphiques, des illustrations et des diagrammes, la conformité aux règles, la transcription, la revue de tous les liens à l’intérieur des documents pour en vérifier l’exactitude et les omissions, et l’application des normes éditoriales.
  • Gérer la bibliothèque des documents, y compris l’état, les mises à jour, la gestion des versions et la création de liens, l’archivage, et le soutien à la gestion de la configuration, ainsi que les formulaires de collecte de données, au besoin.
  • Effectuer la conversion de documents, y compris la conversion en format DOC vers le format PDF ou vice versa, l’impression de documents, la reproduction, la reliure et l’assemblage de documents papier ou électroniques, au besoin.
  • Diffuser et livrer la documentation, y compris la collecte des signatures d’approbation, la publication de documents dans Adobe Acrobat, et la livraison par SFTP, sur CDs et DVDs, ou autres médias.
  • Réviser la documentation technique pour corriger les erreurs d’orthographe ou de grammaire, et traiter les documents pour assurer la cohérence du message et l’uniformité du ton dans l’ensemble des produits livrables.
  • Interagir avec le personnel de différents groupes tels que les occasions d’affaires, les ventes, l’ingénierie, la sécurité, la gestion de projets et de programmes, ainsi que des consultants externes.
  • Le candidat idéal aura de 0 à 2 années d'expérience dans le domaine de la gestion de la documentation et / ou de l'écriture technique.
  • Connaissance, expérience dans la préparation et la production de documents.
  • Connaissance experte de Word.
  • Fortes compétences interpersonnelles.
  • Excellentes compétences en communication et écriture.
  • Excellentes compétences organisationnelles avec la capacité de travailler en équipe, de travailler de façon autonome et de prioriser.
  • Les compétences suivantes seraient considérées comme des atouts :

  • Connaissance et expérience avec Excel et PowerPoint
  • Une bonne compréhension de la création de macros.
  • Bilingue écrire et parler anglais et français.
  • De préférence - Être accrédité au programme des marchandises contrôlées
  • Souhaitable - Certificat traduction en anglais / français ou rédaction technique
  • Requis Opérationnels

  • Doit être éligible à l’enregistrement au programme des marchandises contrôlées
  • Doit être éligible à l’obtention et au maintien de la cote de fiabilité du gouvernement du Canada, et de la cote de sécurité niveau 2 (secret).
  • Le lieu de travail principal n’est pas accessible via les transports en commun. Une voiture est requise.
  • Reporting to the Manager / Team Lead Quality Assurance and Continuous Improvement, the Documentation Management Specialist (DME) is responsible for the support of the senior managers and managers in particular those responsible for delivery of documentation / proposal to customers.

    For this purpose, this person will support the development and delivery of all final document / proposal deliverables to customers according to CAE standards and maintaining appropriate configuration management on all.

    This person will also be responsible to communicate with managers on the status of deliverables.

  • Creates and updates document management procedures and templates for Documents, Proposals, letters, minutes, and growth and improvement initiatives.
  • Documentation / Proposal set up, includes : document numbering, creation of library folders, establishing outlines, setting up SharePoint sites.
  • Review of documentation, includes : formatting; presentation of tables, graphics, illustrations, and diagrams; compliance with standards;
  • transcribing; review of all the links within the document for correctness and omissions; and enforcing of editorial standards.

  • Document library maintenance, includes : status, updates, version control and creation of links, archiving, and support to configuration management, data collection forms, as required.
  • Document conversion, includes : converting docs to PDF or vice versa, document printing, reproduction, and binding / packaging of all hard and soft copies, as required.
  • Release and deliver documentation, includes : the collection of approval signatures, publishing documentation in Adobe Acrobat, and delivery via SFTP, CDs, DVDs, other media.
  • Revise technical documents to correct spelling / grammatical errors and edits material for consistency of message and tone in overall package of deliverable.
  • Interfaces with capture / sales, engineering, security, and project and program management staff as well as external consultants.
  • The ideal candidate will have 5 to 8 years of progressively responsible experience in the field of Documentation Management and / or Technical Writing.
  • Knowledge, experience in document preparation and production.
  • Expert Knowledge of Word.
  • Strong interpersonal skills.
  • Excellent communication, writing and typing skills.
  • Excellent organizational skills with the abilities to multi-task, work independently, and prioritize.
  • The following skills would be considered assets :

  • Knowledge and experience with Excel and PowerPoint
  • Bilingual, write and speak both English and French.
  • Preferably Controlled Goods cleared
  • Desirable - Certificate in English / French or Technical Writing

    Operational requirements

  • Must be eligible for registration to the Controlled Goods Program.
  • Must be eligible to obtaining and maintaining the government of Canada’s Reliability status and Level 2 (Secret) security clearance.
  • Main work location is not accessible via public transportation. A car is needed.
  • CAE thanks all applicants for their interest. However, only those whose background and experience match the requirements of the role will be contacted.

    Equal Employment Opportunity

    CAE is firmly committed to ensuring a positive and professional working environment in which all people are treated with dignity and respect.

    We aim to provide a fair and consistent method for filling job openings in support of equality of opportunity and cultural diversity within the company.

    The masculine gender is used throughout this job description solely to make the text easier to read and therefore applies to both men and women.

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